Digitale postkamer
De continuïteit van uw postkamer waarborgen, niet meer zoeken naar dat ene poststuk en altijd op tijd uw poststuk in bijvoorbeeld een PDF-bestand ontvangen. Karmac verzorgt uw postverwerking veilig en snel. De operationele kosten worden verlaagd en de service wordt verhoogd. Het proces van inkomende post digitaliseren zorgt voor continuïteit: u krijgt de inkomende post dezelfde dag of ochtend nog digitaal.
Post digitaliseren voor een snellere (interne) dienstverlening
Door het uitbesteden van uw postkamer ontvangt u enkel de post nog digitaal. Karmac neemt het volledige proces van de postverwerking voor u uit handen. De fysieke poststukken komen bij Karmac binnen en Karmac garandeert dat alle poststukken dezelfde dag nog bij u worden aangeleverd. De postregistratie zorgt ervoor dat ieder poststuk een uniek identificatiekenmerk ontvangt gedurende het digitale proces. De informatie is direct toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen. U kunt sneller en adequater reageren op vraagstukken van klanten, leveranciers en/of collega’s. Dit draagt bij aan duurzaam ondernemen door een efficiënte verwerking.
Meer weten over veilige 3D scanning van uw objecten?
Digitaliseren van de post
Karmac beseft dat geen enkele organisatie hetzelfde is. Daarom adviseren we graag op basis van onze ervaring welke mogelijkheden het beste bij uw organisatie aansluiten. Er wordt een stappenplan opgesteld voor het verwerken van de inkomende post. Onderstaand vindt u enkele mogelijkheden:
- Digitale distributie naar de juiste afdelingen en/of personen
- Extra informatie toekennen aan een poststuk
- Registratie van de aangetekende stukken
- Digitale retourpost
- Koppeling met het reeds bestaande (DMS) systeem
- Een unieke all-in-one oplossing: ontvangst, verwerking, opslag en vernietiging
Het toepassen van vervanging (substitutie)
Karmac ondersteunt u graag bij het toepassen van vervanging van de fysieke poststukken. Dit wil zeggen dat de originele papieren documenten na digitalisering vernietigd mogen worden. Door het digitaliseren zijn digitale reproducties ontstaan die het fysieke origineel vervangen. Dit is mogelijk doordat Karmac de kwaliteit van het scannen en de digitalisering op een hoog niveau uitvoert. De werkprocessen zijn goed geborgd en beschreven.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
