Archieven laten digitaliseren met vervanging als doel
Karmac heeft veel ervaring met het voor vervanging digitaliseren van verschillende archieven. Bij vervanging (substitutie) is het doel het vervangen van het fysieke archief door een digitale reproductie. Omdat vervanging inclusief vernietiging een onomkeerbaar proces is, wilt u optimale zekerheid dat de volledigheid en kwaliteit van uw digitale archief goed geregeld is. De processen en controles binnen Karmac zijn erop gericht om dit doel te realiseren. Lees alles over onze aanpak en ontdek hoe onze adviseur u van a tot z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project.
Vervangingsproces in acht stappen – Handreiking vervanging archiefbescheiden
De Handreiking vervanging archiefbescheiden is geschreven voor overheidsorganen die verantwoordelijk zijn voor besluitvorming en advisering op het gebied van vervanging. Het resultaat is een handvat om zowel juridisch als technisch het vervangingsproces verantwoord en praktisch te doorlopen.
Het omschrijft acht stappen die moeten worden gevolgd:
- Bepalen of vervanging verantwoord, doeltreffend en doelmatig is;
- Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit;
- Inrichten van de technische infrastructuur;
- Inrichten van het proces van reproductie van de te vervangen archiefbescheiden;
- Vaststellen van de procedures om de kwaliteit van het proces te waarborgen;
- Formaliseren van het proces door het vervangingsbesluit te nemen en te publiceren;
- Uitvoeren van de daadwerkelijke vervanging;
- Beheren en onderhouden van het vervangingsproces.
Karmac heeft al vele vervangingsprojecten succesvol uitgevoerd en adviseert indien gewenst voorafgaand aan en gedurende het proces.
Handboek Vervanging
Overheden zijn sinds 1 januari 2013 volledig zelf bevoegd en verantwoordelijk voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. De Archiefwet 1995 en aanverwante regelgeving schrijft voor dat de organisatie een Handboek Vervanging moet hebben dat wordt nageleefd bij het digitaliseren.
In het Handboek staan de procedure en eisen omschreven die bij het proces gehanteerd worden. Bijvoorbeeld met welke scanners en scankwaliteit het scannen wordt uitgevoerd, maar ook welke kwaliteitscontroles er aan de kant van opdrachtgever en opdrachtnemer worden uitgevoerd. Voorafgaand aan het digitaliseren ontvangen wij uw Handboek Vervanging en zorgen we ervoor dat deze nauwkeurig gevolgd wordt. Indien nodig leveren we de nog vereiste input over bijvoorbeeld het type scanners bij u aan.
Opslag en vernietiging na digitalisering voor vervanging
Na het digitaliseren voor vervanging dient het archief vaak nog voor een bepaalde periode opgeslagen te worden tot het vervangingsbesluit wordt genomen en vernietiging van het fysieke archief plaatsvindt. U wilt bijvoorbeeld na oplevering nog kwaliteitscontroles uitvoeren of wachten tot de digitale reproducties
Karmac biedt in samenwerking met zusterbedrijf KarmacM&R zowel (geconditioneerde) opslag als gecertificeerde vernietiging aan.
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
