Personeelsdossiers digitaliseren en optimaliseren

Eisen Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan het digitaliseren van persoonsgegevens en HR-dossiers. Het is belangrijk dat uw personeelsdossiers betrouwbaar zijn en erkend worden door de Belastingdienst. De eisen van de Belastingdienst zijn:

1. Gegevens en HR-dossiers moeten waarheidsgetrouw worden gedigitaliseerd en hiervan moet een bewijs worden bewaard.
2. Personeelsdossiers moeten worden gescand met een kleurenscanner.
3. De digitale HR-dossiers moeten de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
4. Het dossier moet binnen een redelijke tijd leesbaar en reproduceerbaar zijn.
5. Digitale personeelsdossiers moeten binnen een redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden.
6. De resultaten van de controles moeten bewaard worden.

Bron: Belastingdienst.nl

Onze werkwijze is volledig in overeenstemming met de Belastingdienst. Karmac digitaliseert de personeelsdossiers op documentniveau en voert alle werkzaamheden uit die nodig zijn om aan de eisen te voldoen.

AVG-check en jaarlijkse AVG-APK

Karmac biedt uitsluitsel over of uw personeelsdossiers voldoen aan AVG wetgeving, door het uitvoeren van een AVG-check. Er vindt controle plaats op of u voldoet aan wet- en regelgeving, of er sprake is van vermengingen binnen de dossiers en of bewaartermijnen correct worden toegepast. U kunt hiervoor een jaarlijks AVG-APK abonnement afsluiten.

Screenen, ontdubbelen en splitsen van documenten

Na het digitaliseren van personeelsdossiers zijn er verschillende werkzaamheden nodig om een optimaal digitaal personeelsdossier te bereiken. Mogelijk zijn bepaalde documenten samengevoegd tot één PDF-bestand, of zelfs het gehele dossier. Deze documenten moeten opgesplitst worden tot losse documenten, zodat ze een correcte documentsoort en -datum mee kunnen krijgen. Tevens verwijdert Karmac duplicaten uit het personeelsdossier om vervuiling tegen te gaan door middel van het ontdubbelen van het personeelsdossier. Tot slot voert Karmac een screening uit, waarbij vermengingen worden opgespoord en opgelost. Zo voorkomt u dat medewerkers documenten onder ogen krijgen die niet voor hen bestemd zijn.

Documentsoort en -datum toekennen

In een personeelsdossier is het van belang dat ieder document een juiste documentsoort en documentdatum toegekend krijgt. Op basis hiervan kunt u het beheer van de documenten conform de geldende bewaartermijnen uitvoeren. De bewaartermijnen van personeelsdossiers verschillen per document. Karmac voert deze werkzaamheden uit na afloop van het ontdubbelen en splitsen van de documenten.

Samenwerking met zusterbedrijf Karmac HR Solutions

Het optimaliseren van uw personeelsdossier realiseert Karmac in samenwerking met haar zusterbedrijf Karmac HR Solutions