Medische dossiers digitaliseren

De bewaartermijn van medische dossiers

Medische dossiers hebben een vastgestelde wettelijke bewaartermijn. Deze bewaartermijnen kunnen, afhankelijk van het type dossier, oplopen tot wel 115 jaar. Naast de minimale bewaartermijn, zijn er redenen waarom u de dossiers langer mag bewaren. Bijvoorbeeld als een arts de gegevens langer nodig heeft of voor wetenschappelijk of statistisch onderzoek.

Raadplegen van uw medische dossier

Het is belangrijk dat u snel toegang heeft tot het dossier op het moment dat het nodig is. Bijvoorbeeld bij het uitwisselen van de gegevens van uw patiënt of cliënt. Karmac realiseert dit voor u door het bewerken en/of digitaliseren van de dossiers. De dossiers worden op een passend niveau gedigitaliseerd en met OCR tekst doorzoekbaar gemaakt. De gegevens waar u op zoekt bepalen het niveau van digitaliseren. In samenspraak met uw softwareleverancier zorgt Karmac ervoor dat de dossiers snel en eenvoudig digitaal toegankelijk zijn.

Karmac levert per dossier of document binnen het dossier een bestand uit. De metadata, zoekvelden waarop uw medewerker kan zoeken, worden zo aangeleverd dat uw softwareleverancier de bestanden en metadata aan elkaar kan koppelen. Karmac levert uit in vrijwel ieder ZIS (Ziekenhuis Informatie Systeem), HIS (Huisarts Informatie Systeem) of EPD (Elektronisch Patiënten Dossier).

Screenen medische dossiers

Medische dossiers bevatten zeer gevoelige informatie, die met zorg behandeld moet worden. Het kan voorkomen dat documenten in een verkeerd dossier terecht zijn gekomen, zogeheten ‘vermengingen’. De controle op vermengingen binnen het dossier, het screenen, kan Karmac uitvoeren binnen het project. Hierbij wordt slimme software ingezet, gecombineerd met getrainde medewerkers. Door uw dossiers te laten screenen zorgt u ervoor dat u zonder zorgen het dossier digitaal ter beschikking kunt stellen.