Bouwdossiers digitaliseren

Binnen de gemeente zijn de bouwvergunningen één van de meest geraadpleegde archieven. Het verwerken van aanvragen door burgers is tijdrovend. Daarnaast duurt de verstrekking aan de burger vaak lang, waardoor lang gewacht moet worden op bijvoorbeeld belangrijke bouwtekeningen. Karmac heeft veel ervaring met het snel en professioneel digitaliseren van uw bouwvergunningenarchief en de daarin aanwezige bouwtekeningen . Tijdens het digitaliseren verzorgt Karmac via de opvraagservice een snelle toegang tot uw bouwdossiers.

Lees verder

Snel naar

Beschikbaar stellen
Schonen en indelen
Bouwdossiers digitaliseren
Opslag

Beschikbaar stellen bouwdossiers

In december 2023 publiceerden de Koninklijke Vereniging voor de Archiefsector (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) een kennisdocument voor het beschikbaar stellen van bouwdossiers. Hierin worden verschillende beschermende maatregelen genoemd om bouwdossiers digitaal beschikbaar te mogen stellen.

Onderstaand worden een aantal maatregelen beschreven en hoe Karmac hierbij ondersteunt tijdens het digitaliseren van uw bouwdossiers:

Niet alle documenten beschikbaar stellen: Karmac digitaliseert uw bouwdossier op documentniveau mét juiste metadata, zodat u deze beschermende maatregel in uw e-depot of andere raadpleegapplicatie kunt toepassen;
Niet toegankelijk maken op persoonsnaam: Karmac kan uw metadatabestand controleren op het voorkomen van persoonsgegevens en deze waar nodig uit de index verwijderen;
Op aanvraag link naar documenten toesturen: Karmac digitaliseert uw bouwdossier op documentniveau en zorgt voor een heldere omschrijving en metadata, zodat u eenvoudig de juiste link kunt sturen naar de aanvrager.

Bovenstaande is slechts een greep uit de maatregelen waarmee Karmac ervoor zorgt dat het verstrekken van aanvragen uit bouwvergunningen voortaan snel en efficiënt gebeurt.

Meer weten over het veilig digitaliseren van uw bouwdossiers?

Neem contact met ons op

Inhoudelijk schonen van bouwdossiers en indelen in documentsoorten

Bouwdossiers bestaan uit verschillende soorten documenten. Grofweg worden de volgende documentsoorten onderscheiden:

Aanvraag
Besluit, waaronder adresbeschikking
Vergunning
Tekeningen
Foto’s
Technische tekeningen
Correspondentie
Beroep- en bezwaarschriften
(Constructie) Berekeningen
Kwaliteitscertificaten

Voor het eenvoudig verwerken van aanvragen van burgers is het belangrijk dat het digitale bouwdossiers is ingedeeld in documentsoorten. In de metadata dient ook de documentsoort opgenomen te worden. De meeste aanvragen van burgers gaan over tekeningen, welke digitaal gemakkelijk herkenbaar moeten zijn. Bouwdossiers kunnen vermengd zijn met andere zaken, zoals beroep- en bezwaarschriften of andere zaken die gerelateerd zijn aan een pand of locatie. Het is van belang dat de dossiers inhoudelijk geschoond worden om te voorkomen dat er digitaal oneigenlijk materiaal voorkomt. Karmac kan de inhoudelijke schoning van de bouwvergunningen voor u verzorgen.

Bouwdossiers digitaliseren voor vervanging

Bouwdossiers kunt u met vervanging als doel laten digitaliseren. Dit heeft als voordeel dat het bouwvergunningenarchief, wat vaak een grote omvang heeft, niet meer opgeslagen hoeft te worden in uw depot. Het is van belang om vroegtijdig een lijst te maken met ‘gevoelige’ gebouwen. Karmac zondert deze specifieke vergunningen dan tijdens het digitaliseren uit van vervanging. Gevoelige gebouwen kunnen gevoelig zijn op basis van hun functie, hun inwoners of de goederen die erdoor gaan. U kunt bijvoorbeeld denken aan politiebureaus (functie), koninklijke paleizen (inwoners) of bankgebouwen (goederen die erdoor gaan).

Opslag van uw bouwvergunningenarchief

Na digitalisering is ook (geconditioneerde) opslag van uw bouwvergunningenarchief bij Karmac een mogelijkheid. Dit kan tot het definitieve vervangingsbesluit, maar ook als de dossiers niet vervangen worden.