Milieudossiers digitaliseren
In milieudossiers is belangrijke informatie opgeslagen voor de bescherming van het milieu en de volksgezondheid. Door de komst van de Omgevingswet is het digitaal beschikbaar maken van informatie over milieubelastende activiteiten actueler dan ooit. Door Karmac uw milieuvergunningen te laten digitaliseren kunt u de informatie eenvoudig digitaal toegankelijk maken. Tijdens het digitaliseren borgt Karmac de toegang van uw medewerkers tot het milieu-archief door de inzet van de opvraagservice.
Beschikbaar stellen milieudossiers
Sinds 1810 bestaat er al wetgeving gericht op de bescherming van het milieu en de volksgezondheid. Sinds 1975 was dit geregeld in de alom bekende Hinderwet. In 1993 werd de Wet Milieubeheer van kracht als opvolger voor de Hinderwet. In 2010 trad de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) inwerking, hierdoor werd de milieuvergunning opgenomen in de (veel bredere) omgevingsvergunning.
Milieuvergunningen bevatten de neerslag van de uitvoering van de Hinderwet en/of Wet Milieubeheer, afhankelijk van de looptijd van het archief. De dossiers bevatten locatie-gebonden documenten over het vergunningsverleningsproces in het kader van de Wet Milieubeheer, documenten die behoren bij toezicht en handhaving en verleende adviezen.
Meer weten over het veilig digitaliseren van uw milieudossiers?
Inhoudelijk schonen van milieudossiers en indelen in documentsoorten
Milieudossiers bestaan uit verschillende soorten documenten. Binnen het fysieke dossier zijn vaak tabstroken gebruikt om het onderscheid aan te geven. Veelvoorkomende categorieën van documentsoorten zijn:
- Aanvraag
- Correspondentie
- Tekeningen
- Rapporten en controles
- Certificaten
Voor het snel en eenvoudig verwerken van aanvragen van informatie in uw milieudossiers kan Karmac de dossiers indelen in documentsoorten. Dit is een verdere verbijzondering van de, als voorbeeld, genoemde categorieën hierboven. De documentsoort wordt ook opgenomen in de metadata. Milieudossiers kunnen vermengd zijn met andere zaken die gerelateerd zijn aan een pand of locatie. Voor een optimaal bruikbaar digitaal dossier kan Karmac voorafgaand aan het digitaliseren een inhoudelijke schoning verzorgen.
Milieudossiers digitaliseren voor vervanging
Karmac kan uw milieudossiers conform vervanging digitaliseren. De eisen en procedures in uw Handboek Vervanging zijn leidend bij het digitaliseren. Na de oplevering van de gedigitaliseerde bestanden en bijbehorende metadata vindt de import in een e-depot of andere raadpleegapplicatie plaats. De fysieke dossiers hoeven na afronding van de vereiste controles niet meer fysiek opgeslagen te worden. Na het nemen van het definitief vervangingsbesluit kan Karmac de milieudossiers gecertificeerd vernietigen in samenwerking met zusterbedrijf KarmacM&R.
Opslag van uw milieudossiers
Na afronding van het digitaliseringsproject is ook (eventueel geconditioneerde) opslag van uw milieudossiers bij Karmac een mogelijkheid. Dit kan als tijdelijke oplossing tot het definitieve vervangingsbesluit, maar ook indien er geen vervanging van de fysieke dossiers plaatsvindt.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
