Voor bedrijven, overheid en overige organisaties

Wat is digitalisering?

Digitalisering of digitalisatie betekent dat fysieke gegevens, communicatie, procedures en workflows worden omgezet in digitale data – computerdata dus. Hierna kunnen deze gegevens en processen gebruikt worden vanaf een elektronisch apparaat, zoals een bedrijfscomputer, laptop, tablet, e-reader of smartphone. 

Wat is digitalisering in de praktijk? Voor bedrijven gaat het vaak om het digitaliseren van (medische) dossiers,  contracten, facturen, boekhoudkundige stukken, tekeningen en andere administratieve documenten. Voor de overheid ligt de focus op het digitaal beschikbaar maken van dossiers en archieven, zoals bouw-, bodem- en milieudossiers,  burgerlijke stand, sociaal domein en (bouw)tekeningen. Dit zorgt ervoor dat deze organisaties voldoen aan wet- en regelgeving, zoals bewaartermijnen en toegangsrechten. Bovendien maakt digitalisering processen sneller, transparanter en beter toegankelijk via bestaande systemen.

Ook kunnen papieren documenten worden gedigitaliseerd, zoals gebouwinformatie, rapporten of tekeningen. Deze documenten worden niet langer fysiek opgeslagen, maar digitaal beschikbaar gemaakt. Het resultaat is dat deze processen overzichtelijker en gemakkelijker toegankelijk worden voor gebruik in bestaande softwaresystemen.

De belangrijkste voordelen van digitalisering

Karmac licht graag de belangrijkste voordelen van digitalisering toe:

1. Sneller werken: elk proces binnen de organisatie verloopt sneller. Het ophalen van documenten, opstellen van afrekeningen, versturen en betalen van facturen, maken en bijhouden van planningen en het gebruik van (multi)media voor marketing zijn slechts enkele voorbeelden van activiteiten die in een gedigitaliseerde omgeving sneller uitgevoerd worden.
2. Optimale bereikbaarheid van data: bedrijfsgegevens en softwareprogramma’s die via internet of een cloud toegankelijk zijn, maken het mogelijk om vanaf externe locaties of vanuit huis eenvoudig documenten op te vragen en werkzaamheden uit te voeren.
3. Ruimtebesparing: digitalisering zorgt ervoor dat fysieke archieven overbodig worden. Dit levert niet alleen extra werkruimte op, maar zorgt er ook voor dat documenten sneller terug te vinden zijn, zonder door stapels papieren te hoeven zoeken.
4. Voldoen aan wet- en regelgeving: digitalisering helpt bij het naleven van wettelijke bewaartermijnen en het instellen van de juiste toegangsrechten. Voorbeelden zijn medische dossiers die 20 jaar bewaard moeten blijven, of onderzoeksdossiers die zelfs 115 jaar toegankelijk moeten blijven. Met de juiste metadata en toegangsrechten kunt u voldoen aan de eisen van wet- en regelgeving, terwijl uw dossiers veilig en goed georganiseerd blijven.
5. Veiliger: door gebruikersrollen in te stellen, krijgt elke medewerker alleen toegang tot gegevens die relevant zijn voor zijn of haar werk.
6. Duurzaam: digitalisering voorkomt grootschalig papiergebruik, het gebruik van plastic kantoorspullen en andere middelen die eerder nodig waren voor uw workflow. Milieuvriendelijk werken sluit aan bij de verwachtingen van consumenten en moderne bedrijven, en draagt bij aan een positieve uitstraling van uw organisatie.
7. Schade voorkomen: door dossiers en documenten te digitaliseren, wordt (verdere) schade aan de fysieke documenten voorkomen.

Hoe ziet digitaliseren eruit?

Jaarlijks kiezen honderden Nederlandse bedrijven,overheden en andere organisaties ervoor hun werkprocessen te digitaliseren. Organisaties die deze stap zetten, merken vaak direct een aanzienlijke verbetering in hun bedrijfsvoering.

Wat houdt het proces nu in voor een gemiddeld bedrijf of overheidsinstantie? Dit zijn drie concrete voorbeelden van bedrijfsdigitalisering:

• Dossiers met vertrouwelijke informatie, belangrijke bouwtekeningen of kwetsbare archiefstukken met een grote waarde worden op de geschiktste manier gedigitaliseerd. Veilig en permanent opgeslagen, uitsluitend beschikbaar voor bevoegden en altijd en overal raadpleegbaar.
• Gemeentelijke archieven en dossiers, zoals sociaal domein, vergunningen of burgerlijke stand archief, worden gedigitaliseerd en opgeslagen in een e-depot of documentmanagementsysteem (DMS). Dit zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen, veilig toegankelijk zijn voor bevoegde ambtenaren en sneller raadpleegbaar zijn, wat bijdraagt aan transparante en efficiënte dienstverlening.
• Fysiek inkomende post wordt gedigitaliseerd en via een beveiligde verbinding aangeleverd. Door deze digitale postkamer worden de interne bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en wordt de continuïteit gewaarborgd.