Data-entry voor het overnemen van gegevens
Digitaliseren is meer dan scannen, u wilt uw dossiers en/of documenten ook goed terug kunnen vinden. Correcte metadata is hiervoor essentieel. In sommige gevallen heeft u de beschrijvende metadata al beschikbaar en koppelen we deze automatisch aan de digitale bestanden. In andere gevallen moeten er (aanvullende) gegevens worden overgenomen van uw dossiers en/of documenten. Dit wordt ook wel data-entry of indexeren genoemd. Karmac is specialist in optimaliseren van de gegevens die met data-entry worden overgenomen. Er worden technieken en controles ingezet om een optimale kwaliteit te bereiken.
Wat is metadata?
Metadata is beschrijvende of technische informatie over uw digitale documenten. Een voorbeeld van metadata is een adres (bij een vergunning) of een tekeningnummer van een tekening. De betekenis van metadata is afhankelijk van de inhoud van uw archief. Een manier om metadata over te nemen is data-entry, optioneel in combinatie met automatische indexering. Een voorbeeld van automatische indexering is OCR-tekstherkenning.. Karmac heeft veel ervaring met data-entry voor verschillende archiefsoorten en zet die ervaring in om bij ieder project een optimaal resultaat te halen.
Meer weten over data-entry?
Methoden voor data-entry
Karmac heeft software beschikbaar voor het overnemen van gegevens. Het type archief, maar ook bijvoorbeeld de periode waar het archief uit komt, bepaalt welke gegevens van belang zijn. Belangrijke informatie over de dossiers en/of documenten in uw archief kunnen op het verpakkingsmateriaal staan, op de dossieromslag, of in het dossier zelf.
Karmac heeft slimme technieken ontwikkeld om de gewenste informatie zo snel en nauwkeurig mogelijk over te nemen. Indien automatisering niet mogelijk is, worden medewerkers ingezet die gespecialiseerd zijn in het overnemen van gegevens. Zij hebben diploma’s gehaald om snel gegevens over te nemen met zo min mogelijk fouten. Sommige medewerkers zijn ook gespecialiseerd in het overnemen van handgeschreven tekst.
Hoge kwaliteitsgaranties
De adviseur stemt met u een kwaliteitsgarantie af voor de uit te voeren data-entry werkzaamheden. De kwaliteit van de metadata is immers essentieel voor het goed kunnen gebruiken van het digitale archief.
In het proces zijn verschillende controles ingebouwd om de kwaliteit te meten en optimaliseren. Dit kunnen automatische controles zijn op basis van veelvoorkomende fouten, maar ook steekproeven via het vierogenprincipe. Karmac heeft veel ervaring met data-entry voor verschillende archiefsoorten en zet die ervaring in om bij ieder project een optimaal resultaat te halen.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
