Burgerlijke stand archief veilig digitaliseren

Akten digitaliseren

Karmac heeft voor honderden gemeenten al zowel de gebonden als losbladige akten gedigitaliseerd. Dit gebeurt volgens een standaard proces, onafhankelijk van welke softwareleverancier u gebruikt. Per softwareleverancier is bekend op welke wijze de digitale akten moeten worden uitgeleverd voor een naadloze import.  

Per akte wordt één digitaal bestand aangeleverd. De metadata, zoekvelden waarop uw burgerzaken medewerker kan zoeken, worden zo aangeleverd dat uw softwareleverancier de bestanden en metadata aan elkaar kan koppelen. Speciaal opgeleide medewerkers, in het bezit van een paleografie opleiding, zorgen ervoor dat zelfs van de oudste akten de juiste metadata wordt overgenomen. Zij zijn gespecialiseerd in het lezen van oude handschriften en het selecteren van de juiste informatie van de verschillende aktesoorten.

Boekenwip scanner

Bij het scannen van de akten geldt dat de losbladige akten op een doorvoerscanner worden gescand. Karmac scant de gebonden akten op speciale boekenwip scanners. Getrainde scanoperators zorgen er samen met de scanner voor dat de boeken niet beschadigen tijdens het digitaliseren. Er wordt een hoogwaardige opname per boekopening gemaakt. Deze scan wordt opgesplitst in een scan per akte, zodat per akte een bestand uitgeleverd kan worden. Door middel van een 1-op-1 controle garandeert Karmac dat uw akten bestand volledig wordt gedigitaliseerd.

Inktvraat verwijderen

In bepaalde perioden komt vaak inktvraat voor in akteboeken. Inktvraat zorgt ervoor dat akten langzaam verdwijnen. De zure inkt dringt door het papier heen en tast de leesbaarheid aan. Na verloop van tijd ontstaan gaten in het papier. Karmac heeft speciale software ontwikkeld om de inktvraat digitaal te corrigeren. Deze software wordt ook toegepast om doordruk in de akten digitaal te verminderen. Hiermee voorkomt Karmac dat persoonsgegevens van de akte op de achterkant van de pagina zichtbaar zijn. 

Kaarten digitaliseren

Persoonskaarten en archiefkaarten  worden bij veel gemeenten nog regelmatig opgevraagd door bijvoorbeeld notarissen. Het beschikbaar stellen van kaarten is tijdrovend, doordat de kaarten bijvoorbeeld niet goed op alfabetische volgorde zijn opgeslagen. Karmac digitaliseert de kaarten en levert per kaart één bestand (voor- en achterkant) uit. Per softwareleverancier is bekend aan welke eisen de digitale kaarten moeten voldoen. De informatie waarop uw burgerzaken medewerker zoekt om de juiste kaart te vinden wordt overgenomen van de kaart. Naast persoonskaarten en archiefkaarten digitaliseert Karmac ook woningkaarten en gezinskaarten.

Ompakken kaarten

Indien gewenst pakt Karmac de kaarten na het digitaliseren om naar nieuwe, zuurvrije materialen conform de eisen van uw archiefdienst. De kaarten worden omgepakt naar kaartendozen en voorzien van zuurvrije etiketten met de juiste informatie.