CASE:Rijkswaterstaat
Watervergunningen gedigitaliseerd en beschikbaar voor ketenpartners
Rijkswaterstaat treft in Karmac betrouwbare digitaliseringspartner
Dennis Kalf is onder meer Projectleider ‘Inhaalslag Bezien Watervergunningen’ bij Rijkswaterstaat (RWS). In die hoedanigheid heeft hij met Karmac een traject doorlopen om van de 800 vergunningen die in beheer zijn, zo’n 50 papieren dossiers te digitaliseren. Om ze zo beschikbaar te maken voor RWS zelf en de bureaus die werken aan het bezien en herzien van RWS-vergunningen. Karmac bleek in het traject een flexibele en betrouwbare partner.
‘Samen met mijn collega’s ben ik binnen RWS onder meer verantwoordelijk voor het laten bezien en herzien van ongeveer 200 van in totaal 800 watervergunningen’, begint Dennis zijn verhaal. ‘Dat zijn vergunningen om afvalwater te mogen lozen op rijkswateren. De bedrijven die daarmee te maken hebben zijn vaak grote bedrijven die direct of indirect op rijkswateren lozen. Het is al met al een best complexe materie, juist omdat er zoveel partijen bij betrokken zijn en omdat controle essentieel is.’
Controle op naleving
Belangrijk aspect bij het lozen op oppervlaktewater is dat alles gebeurt volgens de gemaakte afspraken en binnen de vergunde situatie. Dennis: ‘In de vergunningen staan daar heel expliciete afspraken over vermeld. Het is aan ons en onze ketenpartners om erop toe te zien dat alles gebeurt zoals afgesproken. Om te beoordelen of de vergunning nog goed in lijn is met de activiteit die is vergund, is het noodzakelijk alle informatie in de dossiers te controleren op volledigheid en correctheid. Dat laatste kan eigenlijk alleen als alles digitaal is of wordt gemaakt. Dat was nog niet bij alle dossiers het geval en daar zochten we een partner voor.’
Prioriteiten stellen
‘Het is duidelijk dat – zeker met het oog op de maatschappelijke ontwikkelingen – lozen op oppervlaktewater een onderwerp is dat scherp in de gaten wordt gehouden. Naast dat er veel druk vanuit de maatschappij is, verandert er ook veel. Alle betrokkenen worden kritischer, we weten meer van stoffen en de effecten ervan in het milieu en er zijn voorbeelden van geloosde stoffen die aandacht van de media kregen. Dat is niet alleen in Nederland zo, dat gebeurt wereldwijd. Dat betekent echter dat de druk op actualiteit van en controle op vergunningen groter wordt. Het is de intentie om die vergunningen ‘op regelmatige basis’ te controleren en indien nodig bij te stellen. In de praktijk gebeurde controle op actualiteit van de vergunningen echter minder vaak dan we nu met elkaar als wenselijk hebben aangegeven. RWS wilde toe naar controles die in ieder geval eens per vier jaar plaatsvinden voor de belangrijkste vergunningen en eens per zes tot acht jaar voor de minder zware vergunningen. De beschikbaarheid van de juiste en volledige informatie is daarvoor cruciaal.’
Vergunningen controleren en digitaliseren
De vergunningendossiers die wij in beheer hebben zijn niet allemaal digitaal. Een deel is helemaal digitaal, een deel is gedeeltelijk digitaal en een deel is helemaal niet digitaal. We hebben daarom, gezien de hoeveelheid dossiers en de navenant daaraan gekoppelde hoeveelheid werk, prioriteiten gesteld. Begonnen wordt met de ‘zwaarste’, meest cruciale 200 vergunningen. Dat waren ook dossiers die deels nog steeds alleen op papier beschikbaar waren en dus moesten worden gedigitaliseerd.’
Partner met kennis en deskundigheid
Het ging uiteindelijk om de papieren dossiers van circa 50 bedrijven, waarbij de hoeveelheid papier nog was te overzien. Vanwege de beperkte omvang kon direct worden gegund. Dennis: ‘Via mijn netwerk kreeg ik aangegeven dat er al eerder positieve ervaring was opgedaan met Karmac uit Lelystad. Dus daar ben ik eens mee gaan praten over het project om deze dossiers te digitaliseren.’
Dat was overigens nog niet eens zo heel eenvoudig. Dennis: ‘Van onze kant was niet heel duidelijk inzicht over de hoeveelheid te digitaliseren documenten in al die dossiers. Ze zaten namelijk verspreid over een aantal regio’s. We moesten daarom een inschatting maken op basis van wat de mensen van de regio’s ons aangaven. Wat mij blij maakte, was dat Karmac daar niet moeilijk over deed. Ze dachten proactief mee en lieten blijken veel kennis van zaken te hebben en ook flexibel te zijn.’
Digitaliseren op ‘hoger niveau’
‘Die deskundigheid leidde er ook toe dat we overeen kwamen om te digitaliseren op een wat hoger, wat abstracter niveau. Dat wil zeggen, niet elk document in een dossier apart onderscheiden met metadata, maar meer op dossierniveau (dossiernummer) en dan vervolgens de tabbladen in die dossiers. Op het moment dat de dossiers op die manier gedigitaliseerd weer bij RWS terug kwamen, zijn ze opgepakt door onze eigen mensen. Zij hebben de dossiers op documentniveau voorzien van metadata.’
Ervaring Karmac hielp ons verder
‘Die aanpak had ook te maken met het feit dat we deze documenten moesten kunnen delen met de bureaus die voor ons het bezien en herzien van de vergunningen uitvoeren. Daar kun je niet altijd dezelfde – langere – metadatering of documentkenmerken gebruiken. Dat past simpelweg niet altijd in de structuur van het platform bij deze bureaus. Deze manier van werken bleek daarom efficiënter dan eerst een uitgebreide metadataset op documentniveau ontwikkelen, die dan vervolgens weer zou moeten worden aangepast voor gebruik op een ander platform. Daarin kwam de ervaring van Karmac goed van pas. Zij zaten niet over elk detail te pietlutten, zeg maar. Karmac had aangegeven dat ze de klus zou klaren en dat deden ze. Dat werkt heel prettig moet ik zeggen.’
Zestien strekkende meter papier
In totaal heeft het project een doorlooptijd gehad van ongeveer vijf maanden. Nu is die zestien strekkende meter papier digitaal beschikbaar voor iedereen die ermee moet kunnen werken. ‘En dan is zestien meter papier misschien niet zo heel veel in vergelijking met veel andere digitaliseringsprojecten, het zijn wel erg belangrijke meters voor ons’, aldus Dennis. ‘Gedurende het project was ook steeds overleg met Karmac en werd voortdurend gecontroleerd of alles juist en volledig was gedigitaliseerd. Maar er mankeerde niets aan. Onze ervaring met Karmac is dat het een betrouwbare partner is met wie je goede afspraken kunt maken.’
Meer informatie over dossiers digitaliseren
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.