CASE:Het Flevolands Archief
Van depot naar digitaal: Karmac digitaliseert 45.000 persoonskaarten
Een geboorte, huwelijk of verhuizing? Vandaag de dag zijn die gegevens in te zien via DigiD. Tot 1994 werkte dat met persoonskaarten bij de gemeente. Voor Het Flevolands Archief digitaliseerde Karmac 45.000 van deze oude persoonskaarten van twee Flevolandse gemeenten.
Wouter Bessems van Het Flevolands Archief begeleidde het digitaliseringstraject. Wouter: ‘Op deze oude persoonskaarten staan, net als nu in DigiD, verschillende gegevens over een persoon: huwelijken, geboortes of andere bijzonderheden. Ging iemand verhuizen, dan werd de kaart naar de andere gemeente gebracht en werd het daar verder opgepakt. Zo ging dat vroeger.’
Digitaliseren is een goede zet
Het Flevolands Archief beheert archieven van (onder andere) gemeenten, en ontving dan ook een collectie van 45.000 persoonskaarten uit twee Flevolandse gemeenten.
Wouter: ‘We zien in de praktijk dat deze kaarten nog steeds regelmatig worden opgevraagd. Door notarissen voor onderzoek naar erfgenamen bijvoorbeeld. Maar ook voor stamboomonderzoek (genealogie). De kaarten zijn dan misschien naar ons overgebracht, de raadpleegbehoefte blijft op hetzelfde niveau als toen ze nog bij de gemeenten lagen. Dat is lastig met fysieke documenten. Die liggen ineens 20 of 30 kilometer verderop in een depot. Daarom was het een goede en logische zet om ze te laten digitaliseren.’
De juiste partner
En dus werd er gezocht naar een ervaren partner. Wouter: ‘We hadden meteen een goed gevoel bij Karmac. We zagen dat Karmac veel ervaring heeft en bovendien de meest brede van alle aanbieders.’ En de samenwerking verliep inderdaad goed. ‘Karmac werkt lekker down to earth. Ze dachten goed met ons mee en dat vind ik prettig bij leveranciers. De houding van Karmac was open en flexibel. Wat ik daarmee bedoel? Dat je echt luistert naar afwegingen en wensen. En dat je elkaar respecteert.’
Een goed gesprek vooraf
Volgens Wouter is het allerbelangrijkste om vooraf het gesprek goed te voeren. ‘Wat willen we precies? Hoe doen we dat volgens de privacywetgeving? Er staan behoorlijk wat gegevens op zo’n kaart, welke zijn relevant? En bovenal: hóe zoekt de gebruiker? Dat is nu de medewerker van Burgerzaken en straks het publiek. Tot slot moet je goed kijken naar de opbouw van het digitale archief. Deze moet, volgens de Archiefwet, straks wel in sync lopen met de fysieke collectie. Goed uitvragen is dus cruciaal, want in zo’n traject doe je dat graag in één keer goed. Door dat vooraf met Karmac te tackelen, plukten we daar tijdens het hele proces de vruchten van.’
Gewoon een goede scan
Over het resultaat is Wouter te spreken. ‘Toen we het eerste testbestand aangeleverd kregen, was dat een mooi moment. Dan krijg je kwaliteit terug: een mooie kleur, echt goed gedigitaliseerd. Geen zwarte randen, gewoon een goede scan dat aan de gewenste vereisten voldoet. Gaaf om het dan echt gedigitaliseerd en wel te zien.’
Twee collecties in één klap
‘Het digitaliseren van deze collectie was vrij rechttoe rechtaan’, vertelt Wouter. Er was er nog wel een specifieke wens, namelijk het anonimiseren van de privacygevoelige gegevens. ‘Daarom hebben we de collectie op twee manieren laten digitaliseren: één origineel en één zonder deze gegevens. Karmac kon dit netjes voor ons ‘afvlakken’ tijdens het digitaliseren.’
Een mooie stap
Voor Het Flevolands Archief snijdt het mes aan twee kanten. Wouter: ‘We zijn natuurlijk blij om deze service te kunnen bieden aan de gemeenten, onze partners. Hun medewerkers kunnen er nu via een eigen afgeschermde toegang zelf makkelijk bij, zonder tussenkomst van onze studiezaalmedewerker. En doordat dat we dit soort collecties online kunnen ontsluiten, maken we ook een slag in onze interne efficiency. Ook wij hoeven het depot niet meer in voor die ene archiefdoos. Dat is een stap die we vooruitzetten als archiefinstelling. En mooi dat Karmac ons hierbij ondersteund heeft. Mede dankzij hen is deze belofte echt waargemaakt.’
Meer informatie over dossiers digitaliseren
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.