CASE:Gemeente Vught
Na ‘digitalisering Helvoirt’ is gemeente Vught op orde met de Akten Burgerlijke Stand
De gemeente Vught had al eerder ervaring opgedaan met de kennis en deskundigheid van digitaliseringspartner Karmac. Daarom was de keuze voor een partner die ook de Akten Burgerlijke Stand van Helvoirt moet gaan doen, snel gemaakt.
Dit verhaal heeft een beetje een voorgeschiedenis. De voormalige gemeente Haaren werd in 1996 samengevoegd met de gemeenten Esch en Helvoirt, waarna Biezenmortel in 1997 ook nog werd toegevoegd. Die nieuwe gemeente ging verder onder de naam Haaren. Tot 2021.
Maria Cornelissen, Burgerlijke Zaken gemeente Vught: ‘De gemeente Haaren werd vervolgens heringedeeld en de diverse kernen werden opnieuw bij een andere gemeente gevoegd. Helvoirt kwam bij Vught, Haaren kwam bij Oisterwijk, Biezenmortel bij Tilburg en Esch bij Boxtel. Dat werd de nieuwe situatie met ingang van 2021.’
Samenvoegen
Wanneer gemeenten bij elkaar komen moet in de regel een aantal zaken en werkwijzen worden samengevoegd en/of op elkaar worden afgestemd. De gemeente Vught had al eerder stappen gezet op het pad van digitalisering. Maria: ‘Al in 2007 had we bij de gemeente Vught de stap gezet om de Akten Burgerlijke Stand te digitaliseren. De keuze was destijds op Karmac gevallen, simpelweg omdat ze snel, adequaat, deskundig en ervaren zijn. Dat project is naar volle tevredenheid verlopen en we maakten al die jaren dankbaar gebruik van de digitale beschikbaarheid van deze akten.’
Akten Helvoirt op papier
Bij de gemeente Helvoirt, en de gemeente waartoe Helvoirt voordien behoorde, waren ze nog niet zo ver. Maria: ‘De akten van Helvoirt stonden op papier, sterker nog, een deel ervan zat nog in dikke gebonden boeken. Om de dienstverlening naar de burgers optimaal te hebben, was het belangrijk dat we ook die akten van Helvoirt zouden digitaliseren en op dezelfde manier beschikbaar zouden maken in ons systeem, DIS4PIV van Centric. Dat systeem is vrij gebruikelijk binnen de gemeentelijke overheid om de dienstverlening rondom Burgerzaken, waaronder dus opvragingen van akten van de burgerlijke stand, te optimaliseren.’
Zo’n 6000 akten digitaliseren
Het ging in totaal naar schatting om zo’n 6000 akten die de periode van 1966 tot 1995 besloegen. Geen ‘wereldorder’ misschien, maar voor de gemeente Vught was het wel belangrijk om tenminste over alle relevante akten met betrekking op de inwoners van de gemeente bij elkaar digitaal beschikbaar te hebben. Maria: ‘Het werkt niet efficiënt en het is niet plezierig voor de medewerkers als maar een deel van de gevraagde informatie meteen beschikbaar is, terwijl je dan voor een ander deel door allerlei papieren bestanden moet. Die dan ook nog elders liggen. De beslissing om te digitaliseren was dus was snel genomen en ook de keuze voor de partner die het zou moeten doen was snel genomen. Gezien de goede ervaringen die we al met Karmac hadden, hebben we direct contact gelegd om dit project met hen af te stemmen.’
Tussentijdse opvragingen via beveiligde lijn
Na overleg over de te volgen werkwijze werden de akten naar Lelystad getransporteerd. Om ervoor te zorgen dat Vught ook tussentijds eventuele opvragingen zou kunnen afhandelen, werd een tijdelijk (digitaal) werkbestand aangemaakt. Dat werd vervolgens via een beveiligde lijn beschikbaar gesteld aan de medewerkers Burgerzaken van Vught. Maria: ‘Het is niet zo goed in te schatten hoeveel opvragingen er paar jaar zijn op dit soort bestanden, maar in de periode dat deze akten bij Karmac waren, is er sprake geweest van één opvraging. Dat zal waarschijnlijk niet helemaal representatief zijn, maar het is nu eenmaal niet zo dat dergelijke bestanden honderden keren per maand worden opgevraagd. We willen als gemeente echter wel onze inwoners die efficiënte dienstverlening geven die ze van ons mogen verwachten. Digitalisering is daarvoor noodzakelijk.’
Inlezen in DIS4PIV
Nadat de akten allemaal waren gedigitaliseerd en ontsluitbaar gemaakt volgens de gewenste specificaties werden de bestanden aangeleverd bij de applicatiebeheerder van de gemeente Vught. Die zorgde ervoor dat ze op de juiste wijze werden ingelezen in DIS4PIV en daarmee beschikbaar gesteld aan alle medewerkers die bevoegd zijn en ermee moeten werken. Maria: ‘Als nu een burger bij de balie komt en een (kopie van een) akte wil opvragen kunnen we die direct digitaal opzoeken, printen op gewaarmerkt papier en aan de opvrager meegeven. Direct, veilig, accuraat en effectief.’
Met de afronding van dit digitaliseringstraject is gemeente Vught helemaal bij als het gaat om de digitale beschikbaarheid Akten Burgerlijke Stand. Maria: ‘Alles wat er nu nog komt aan bijvoorbeeld wijzigingen, aanvullingen aan de akten, doen we zelf. Dat is goed te doen naast de gangbare werkzaamheden. Voor zo’n relatief grote hoeveelheid in een keer maken we echter liever gebruik van een ervaren partij als Karmac. Dat geeft ons meer rust en de zekerheid dat die bestanden goed worden verwerkt.’
Goede samenwerkingspartner
De samenwerking met Karmac was de eerste keer al bevallen en de specialist uit Lelystad heeft ook nu aan de verwachtingen voldaan. Maria: ‘Geregeld contact over de stand van zaken, goede communicatie, snel en efficiënt werken, eventueel extra overleg als er iets is, ze weten waar het over gaat, zijn ervaren en deskundig. Het liep, kortom, allemaal soepel en correct. Dat is prettig werken en zeker als het om dit soort gevoelige informatie gaat. Voor mij is Karmac een heel goede digitaliseringspartner om mee samen te werken.’
Meer informatie over digitaliseren
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.