CASE:Secrid
Ontwerper veilige pashouders maakt stappen in digitalisering personeelsdossiers
‘Karmac is een fijne partij om mee te werken met een persoonlijke aanpak.
Ooit zijn ze begonnen als ontwerpbureau Spirid – in de jaren ’90 van de vorige eeuw – maar inmiddels is het daaruit voortgevloeide, 110 medewerkers tellende Secrid een toonaangevende partij als het gaat om het produceren van kwalitatief hoogwaardige en veilige pasjeshouders. Een innovatief bedrijf als Secrid kan niet achterblijven in de digitalisering van bedrijfsprocessen en -informatie. Ze schakelden Karmac in om de personeelsdossiers veilig en vertrouwelijk te digitaliseren en geschikt te maken voor integratie met AFAS.
Wie had, pak hem beet twintig jaar geleden, gedacht dat je met het ontwerpen van veilige en modieuze pasjeshouders een bloeiend bedrijf kunt opbouwen? Binnen Secrid zijn echter genoeg creatieve geesten die een vooruitziende blik hadden: geen contant geld meer maar pasjes. En niet alleen pasjes als vervanger van contant geld, maar kijk maar eens in je broekzak of – inderdaad – je pasjeshouder. Sinds de eerste initiatieven eind jaren ’90 met de Secrid Bodyguard bleef deze gedachte altijd – naast het ontwerpwerk – in het achterhoofd: Er kwam verandering in de broekzak. De wereld kwam binnen handbereik dankzij de komst van smartphones en persoonlijke documenten krompen tot creditcardformaat. We droegen minder met ons mee, maar wat we bij ons hadden, was waardevoller dan ooit. Inmiddels zijn het er te veel om op te noemen: pasjes zijn werkelijk overal. Van zorgpasjes tot bankpasjes, van credit cards tot rijbewijs en ID-card en van voordeelpasjes van de supermarkt tot lidmaatschapskaart van de golfclub. Die pasjes moeten allemaal worden bewaard: veilig (tegen bijvoorbeeld RFID-scans) en stevig, zodat ze heel blijven.
Gestaag groeiend bedrijf
Zo verwonderlijk is het dus niet dat Secrid sinds de introductie van de ‘Cardprotector’ in 2009 een gestaag groeiende onderneming is geworden. Met het bijbehorende toenemend aantal werknemers. Gamze Harmankaya werkt op de ‘people’-afdeling, zoals ze bij Secrid hun afdeling personeelszaken hebben gedoopt. Zij vertelt: ‘Met inmiddels 110 medewerkers is Secrid een bloeiend bedrijf geworden. Echter, aan al die personeelsleden zijn documenten gekoppeld. Van arbeidscontract en opleidingen tot vakantiedagen, salarisadministratie etc. Vertrouwelijke documenten. Die zaten tot voor kort bij ons allemaal in fysieke dossiers. Eén van de nadelen van fysieke dossiers is dat je ze maar lastig kunt raadplegen, dat je daarvoor ter plekke moet zijn en je eigenlijk ook minder zicht hebt op de vertrouwelijkheid van de informatie die erin zit. Daarnaast doen we binnen Secrid al veel digitaal, zoals ons financieel systeem. Daarvoor gebruiken we AFAS. Dus er was een behoefte om die dossiers digitaal te maken.’
Uitdaging in fysieke dossiers
Het beheren van die fysieke dossiers is een uitdaging. Gamze: ‘We moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het kader van de gevoeligheid van de gegevens die in de personeelsdossiers staan. De behoefte bestond dus binnen Secrid dat we (ook) de personeelsdossiers wilden laten digitaliseren en beschikbaar krijgen in AFAS. Bovendien wilden we die dossiers ook op afstand kunnen laten inzien, door geautoriseerde medewerkers of door de medewerker zelf. Een korte speurtocht naar partijen die én partner waren van AFAS én konden digitaliseren naar onze wensen zette ons op het spoor van Karmac.’
Opdracht duidelijk: digitaliseren en geschikt maken voor AFAS
Gamze gaat verder: ‘De vraag aan Karmac was duidelijk: kunnen jullie voor ons die 110 personeelsdossiers digitaliseren, met al die verschillende documenten erin, zodanig dat ze in AFAS kunnen worden geraadpleegd? Dat kon Karmac en daarin begeleidden ze ons heel goed.’ Aangezien ze zelf niet zo goed wist wat ze kon verwachten, was communicatie voor Gamze heel belangrijk. ‘De vraag was wel duidelijk en de behoefte was mede ingegeven om makkelijker en efficiënter deze documenten te kunnen raadplegen en tegelijk beter te kunnen voldoen aan de eisen van de AVG. Maar we hadden geen ervaring met dit soort trajecten. Dan is het heel prettig als je een partij als Karmac treft die heel goed communiceerde over wat er gaande was, wat de status was, wat wanneer verwacht kon worden en hoe en wanneer de informatie beschikbaar kwam in AFAS. Dat vond ik persoonlijk het prettigst aan de samenwerking: Karmac is een partij die je van begin tot eind begeleidt en op de hoogte houdt.’
Tussenarchief creëren
Omdat personeelsdossiers nu eenmaal altijd een soort van ‘set werkdocumenten’ vormen, moest een oplossing komen voor de tijd dat Karmac bezig was met het digitaliseren van de dossiers. Die oplossing lag in de ‘document hosting’. Een service die Karmac haar klanten biedt om toch documenten te kunnen blijven raadplegen gedurende het project. Van alle dossiers werd een eenvoudige zwart-wit scan gemaakt. Daaruit kwam een multipage pdf voort die in een beveiligde map op de server kon worden geplaatst, als een soort digitaal tussenarchief. Deze recht-toe-recht-aan digitalisering gaat snel en maakt dat de klant niet lang verstoken blijft van de informatie uit de dossiers. Gamze: ‘Voor ons gaf dat rust. We hadden tijdens het digitaliseringstraject nog steeds de beschikking over alle informatie, die was evengoed veilig en digitaal toegankelijk, alleen was daarin nog niet het onderscheid gemaakt van alle verschillende documentcategorieën die we in AFAS gebruiken.’
Alle categorieën gedetailleerd gedigitaliseerd en veilig in AFAS
Dat laatste was uiteraard wél het geval met de informatie die Karmac uiteindelijk exporteerde naar de AFAS-omgeving van Secrid. ‘De beveiliging van de verschillende documenten, de uiteenlopende bewaartermijnen en melding van de deadlines daarvoor, het verwijderen van documenten bij ‘uit dienst’ en het toevoegen bij ‘in dienst’, het is allemaal via AFAS ingeregeld wie wat wel of niet mag. Nu alle dossiers digitaal zijn toegevoegd aan AFAS hebben we volledige controle op die gevoelige informatie van onze personeelsleden. Alles is te traceren en digitaal beschikbaar; maar alleen voor de mensen die daarvoor geautoriseerd zijn. Volledig AVG-proof… We hebben hiermee een voor ons belangrijke stap gemaakt. Het eerste dat in mij opkomt als ik denk aan de samenwerking met Karmac is: fijn, persoonlijk, hoge kwaliteit van de dienstverlening en met een goede communicatie’, aldus Gamze tot slot.
Meer informatie over dossiers digitaliseren
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.