Leger des Heils vaart wel bij digitalisering personeelsdossiers door Karmac

Het Leger des Heils is een internationale christelijke beweging met als inspiratie de Bijbel. In Engeland opgericht door William Booth en inmiddels wereldwijd uitgegroeid tot een hulpverlenende organisatie met vestigingen in meer dan 126 landen. Eind 19^e eeuw startte de Nederlandse afdeling die na WOII uitgroeide tot een organisatie met duizenden vaste medewerkers en vrijwilligers. Met een directe en energieke aanpak verlenen zij hulp aan mensen in onze samenleving die daar behoefte aan hebben, ongeacht hun religieuze achtergrond. Alcohol- en drugsverslaafden, dak- en thuislozen, prostituees en veel (andere) slachtoffers van uitsluiting… ondanks de economische welvaart is de nood in ons land nog altijd groot, zo ziet het Leger des Heils.

Omvangrijke organisatie

In Nederland omvat het Leger des Heils zo ongeveer 6000 medewerkers. Jacinta van den Bor is werkzaam als HR-adviseur bij de Regio Midden-Nederland: ‘Het zal duidelijk zijn dat je alles wat wij doen niet met een handvol vrijwilligers voor elkaar krijgt. Het is een grote organisatie met alleen al in onze regio 1500 vaste personeelsleden. Zoals elke organisatie hebben wij dus ook personeelsdossiers en je raadt het al, die waren op papier beschikbaar. Of eigenlijk, minder goed beschikbaar.’

Aanleiding: nieuwe locatie

Er was bij het Leger des Heils al langer de wens om verder door te zetten op digitalisering, maar soms is er even iets nodig om dat laatste zetje te geven. Dat was in dit geval een verhuizing. ‘Zoals bij veel bedrijven en organisaties ga je eens kijken wat je hebt als je gaat verhuizen. Toen bij ons sprake was van het vertrek naar een nieuwe locatie moesten we iets doen met die papieren personeelsdossiers: gaan we die meeverhuizen of gaan we van de gelegenheid gebruik maken om die dossiers te digitaliseren? En als ze dan worden gedigitaliseerd kunnen we ze dan meteen laten aansluiten op ons AfAS-systeem?, aldus Jacinta terugkijkend.

Digitaliseren logische oplossing

Jacinta: ‘De conclusie werd: we willen geen papieren personeelsmappen meer op de nieuwe locatie opslaan. Dat kost ruimte, het bereik ervan is niet optimaal en nu de gelegenheid er toch was…’ Dus werden stappen gezet om die dossiers te gaan digitalisweren. Jacinta werd ‘aangesteld’ als projectleider. De eerste gedachte was om deze klus zelf te gaan doen. Jacinta: ‘We hadden het idee om met hulp van wat uitzendkrachten die 1500 dossiers te digitaliseren en in het AfAS-systeem in te lezen. Dat bleek echter wel wat ingewikkelder dan we dachten.’

Contact met specialist Karmac

‘Personeelsdossiers bevatten veel gevoelige en persoonlijke informatie, dus beveiliging was al een issue. De eisen daaromtrent zijn heel streng. Vervolgens was het ook weer niet zo heel eenvoudig om 1500 dossiers ‘even te digitaliseren en in te lezen’. We besloten daarom op zoek te gaan naar een specialist. Zoals wel vaker gebeurt, wie goed doet, goed ontmoet. Jacinta: ‘We kwamen na een selectie van meerdere partijen bij Karmac uit: de deskundigheid, benaderbaarheid en effectiviteit spraken ons aan. Vooral de ervaring van Karmac met de AfAS-integratie hadden we nodig.’

Indeling en ontsluiting dossiers

Vanaf het begin was ook wel duidelijk dat Regio Midden-Nederland van het Leger des Heils niet de enige regio zou blijken die behoefte had aan de expertise van Karmac. Jacinta: ‘Er zijn in totaal zeven regio’s en een stichtingsbureau. Ook de andere regio’s hadden de dossiers nog op papier. Dat werd niet meteen in het project meegenomen, maar uiteraard hadden we dat wel zelf voor ogen: ook die regio’s moesten op dezelfde manier kunnen aansluiten bij de digitalisering zoals wij die zouden gaan aanpakken. Dus concreet: de dossiers moesten volgens eenzelfde indeling en met dezelfde ontsluitingscriteria worden gedigitaliseerd en in het systeem komen. Daarover hebben we intern gesproken en met Karmac. Vervolgens zijn onze dossiers eind oktober door Karmac opgehaald en binnen een week in een soort werkbestand gedigitaliseerd. Zodoende zaten we nooit zonder. Die werkdossiers werden via een beveiligde lijn beschikbaar gesteld aan ons. Dat gebeurde simpelweg op naam van de medewerker als enige ontsluiting. Voor de integratie van de definitieve dossiers met AfAS werden meer ontsluitingscriteria toegevoegd. De digitalisering vorderde gestaag en na een doorlooptijd van ongeveer zeven maanden met hier en daar wat oponthoud was alles klaar en in het systeem.’

Inlezen door Karmac

Ook het inlezen in het AfAS-systeem gebeurde door Karmac. Jacinta: ‘Zij hadden daar al veel ervaring mee en boden aan om het in een moeite mee te nemen. Daar hebben we dankbaar gebruik van gemaakt. Voor ons zou het nog best een klus zijn geweest.’

Bij elkaar was het Leger des Heils Regio Midden-Nederland in relatief korte tijd helemaal ‘up-to-date’ met de digitale personeelsdossiers. ‘Daarmee is de bereikbaarheid en de beveiliging van de dossiers ook meteen beter geregeld. We voldoen digitaal nu ook aan alle wet- en regelgeving omtrent de omgang met persoonlijke en gevoelige informatie. Papier is nu eenmaal niet de beste drager als het daarom gaat, dit is een stuk beheersbaarder. Wat ik top vond van Karmac is dat ze altijd goed en snel afstemmen over wat ze gaan doen, hoe ze het gaan doen en ze komen hun afspraken na. We hadden op een bepaald moment om de week ongeveer contact over de status van het project. De deskundigheid en ervaring van Karmac deden vervolgens de rest.’

Meer informatie over digitaliseren

Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op