Gemeente Zundert digitaliseert door; akten burgerlijke stand gedigitaliseerd 

De gemeente Zundert is een relatief kleine gemeente met zo’n 22.500 inwoners wonend in de kernen Zundert, Rijsbergen, Wernhout, Klein Zundert en Achtmaal. Zundert is daarvan de grootste kern. De gemeente Zundert wil haar inwoners goed van dienst zijn en daarom heeft Zundert enkele jaren geleden al flinke stappen gezet op weg naar een ‘digitale overheid’. Een van de projecten die is opgepakt, is het digitaliseren van de Akten Burgerlijke stand. Dit gebeurde in samenwerking met partner Karmac, expert op dit gebied.

Ingrid Tjapilon is Programma Coördinator bij de gemeente Zundert: ‘In de praktijk ben ik werkcoach voor een aantal teams, waaronder Facilitair, het Klant Contact Center (KCC) en Burgerzaken. Sinds een jaar of drie heeft Zundert flinke stappen gezet op weg naar meer digitaal werken. Een van de onderdelen daarin is het gebruik van iBurgerzaken van PinkRoccade. Dat heeft ons enorm geholpen om onze dienstverlening vooral efficiënter en effectiever te maken. Niet alleen voor onszelf maar vooral ook voor onze inwoners. Hierdoor zijn we in staat veel van onze diensten online of in ieder geval digitaal aan te bieden. En als die optie er is, dan wil je daar ook maximaal gebruik van maken.’ 

Backoffice-collega Arjan Kas: ‘Dat houdt in dat je ook graag je brondocumenten zoveel mogelijk digitaal beschikbaar wilt hebben. Dat geeft ons letterlijk en figuurlijk ruimte en overzicht. We hebben afscheid genomen van grote archieven gevuld met papier; dit scheelt niet alleen ruimte, maar het scheelt ons ook veel werk in het zoeken naar specifieke documenten. Of je nu moet zoeken in papieren bestanden of dat je kunt zoeken in digitale bestanden…’

Akten Burgerlijke Stand

Een van die archieven werd gevormd door de Akten Burgerlijke Stand. Ingrid: ‘Dat stond (nagenoeg) allemaal nog op papier. Met de beschikbaarheid van iBurgerzaken wilden we uiteraard heel graag dat die akten daarin voor onze medewerkers raadpleegbaar zouden worden gemaakt. We moesten dus op zoek naar een partij die ons kon helpen om snel en effectief die papieren dossiers te digitaliseren.’

Gebonden uitgaven

Arjan: ‘Dat klinkt echter eenvoudiger dan het is. Veel van die oude akten stonden namelijk in gebonden grootformaat boeken. In veel gevallen staan dan meerdere akten op een pagina. Dat betekent dus pagina voor pagina scannen en de verschillende akten op een pagina digitaal van elkaar scheiden en apart categoriseren, zodat ze separaat terug te vinden zijn. Zundert beschikt niet over de apparatuur noch de kennis om dat zelf te kunnen doen. Daarvoor is specifieke kennis en deskundigheid nodig.’

Ervaring met Karmac

Nu was er binnen Zundert al ervaring met specialist Karmac uit Lelystad en het project was niet dermate groot dat een aanbesteding noodzakelijk was. Zij hebben Karmac benaderd met de vraag of zij ook deze klus konden en wilden klaren. 

Ingrid: ‘Naast dat we Karmac intern al kenden, spraken we deze partij regelmatig op allerlei congressen, zoals het NVBB congres. Het contact was dus snel gelegd. Het gaat in dit project om circa 20.000 akten, alles vanaf 1920 tot en met 2023, met als bijzonderheid dus dat de oudste akten in gebonden boeken vastgelegd zijn. Dat was Karmac echter wel toevertrouwd. In Lelystad staan speciale boekscanners met operators die moeiteloos deze lastig te scannen uitgaven effectief en betrouwbaar, zonder ‘digitale ruis’ (zoals zwarte randen of vervormingen langs de rugzijde van de pagina’s) kunnen digitaliseren. De mensen bij Karmac hebben vaker met dit bijltje gehakt en dat merk je als je in contact bent met ze.’

Inlezen in iBurgerzaken

Dat kwam mooi uit, constateert Arjan: ‘Het ging om meer dan alleen digitaliseren. Binnen Zundert maken we zoals gezegd gebruik van iBurgerzaken en het was de bedoeling dat de gedigitaliseerde bestanden van al die Akten Burgerlijke Stand daarin zouden worden ingelezen. Het gaat bovendien om gevoelige persoonsgegevens: geboorteakten, huwelijks- en scheidingsakten en overlijdensakten. Kortom, tot personen herleidbare informatie die met de nodige zorgvuldigheid moet worden behandeld. Dat moest al op papier en dat moet ook als het digitaal wordt gemaakt.’ Karmac was echter in staat om aan alle eisen en wensen op het gebied van vertrouwelijkheid te voldoen.

De integratie met iBurgerzaken was voor Zundert cruciaal. Ingrid: ‘Dat maakte juist dat de dienstverlening naar alle aanvragers, en dat is er al met al gemiddeld elke dag wel een, een stuk efficiënter. Voor onze medewerkers bevinden zich de bestanden nu ‘onder de knop’ van hun dagelijkse werkomgeving, iBurgerzaken. Niet meer naar een archief, maar ook niet switchen van de ene applicatie naar de andere om dan te zoeken in grote verzamelbestanden, een bestand kopiëren en weer terug naar de werkapplicatie. Die integratie met iBurgerzaken is voor ons de perfecte aansluiting van het verleden met het heden.’ 

De output van de aanvragen is overigens altijd op papier. Arjan: ‘Voor deze akten geldt dat ze moeten worden afgegeven op speciaal gewaarmerkt papier. Daar gaat nog even geen verandering in komen. De winst zit voor ons vooral in de snelheid van het afhandelen van de aanvragen en de kwaliteit van het proces van afhandeling: dus het opzoeken van de akten en het genereren van een kopieakte op gewaarmerkt papier en die afleveren bij de aanvrager. Dat is trouwens ook wat de afnemer wil: een officieel gewaarmerkt document.’

Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet

Nu kan inmiddels veel digitaal, maar dat wil niet zeggen dat het ook altijd en gedwongen digitaal gaat. Arjan: ‘Bij ons staat dienstverlening hoog in het vaandel. Nu kunnen we als medewerkers wel snel en efficiënt aan de informatie komen waar mensen om vragen, maar niet iedereen is even digitaal vaardig. Je zou in principe namelijk die akten digitaal kunnen aanvragen, maar de praktijk is dat er nog altijd mensen aan de servicebalie komen. We willen onze inwoners helpen datgene te vinden wat ze zoeken. Als er dus iemand aan de balie komt, helpen we die gewoon. Die functie blijft voorlopig nog wel even. Voor ons geldt: digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. We willen een klantgerichte organisatie zijn. En dat wordt gewaardeerd.’

Deskundig, betrouwbaar en klantgericht

Diezelfde deskundigheid, betrouwbaarheid en klantgerichtheid verwacht Zundert ook van haar partners. Ingrid: ‘Dat troffen we in Karmac ook aan. Bij vragen was er snel reactie, er was geregeld overleg over de voortgang, er was sprake van heldere en periodieke communicatie. Ze waren betrouwbaar in hun afspraken en dat gaf ons een goed gevoel. Al vanaf het begin, toen Karmac langs kwam voor een inventarisatie, was die klik er: hier waren mensen aan het werk met hetzelfde doel voor ogen als wij hadden. Dat doel was de kwaliteit van onze dienstverlening verder verbeteren door een belangrijke stap in digitalisering te zetten. Zonder uit het oog te verliezen dat er ook inwoners zijn die minder ‘gedigitaliseerd’ zijn.’

Voorspoedig project

Het werd een voorspoedig project. Arjan: ‘We hadden gedacht dat we die akten zo ongeveer zes weken kwijt zouden zijn, maar dat werd korter. De tijd dat de documenten bij Karmac waren konden we gebruik maken van hun On Demand service: dan werd er een werkbestand aangemaakt van de betreffende akten en via een beveiligde lijn overgezet naar ons. We hebben inmiddels de akten in iBrondocumenten ingelezen en daarmee zijn ze voor onze medewerkers op de afdeling Burgerzaken via iBurgerzaken raadpleegbaar. Dat was overigens nog wel een grappige bijkomstigheid: we waren uiteindelijk een van de eerste gemeenten die het zo had georganiseerd… Het maakt voor ons niet uit, eerste of laatste. Wij hebben wat we wilden: een betrouwbaar en vertrouwelijk systeem waarbinnen we dit specifieke type documenten kunnen opzoeken en verwerken en zo onze dienstverlening naar een hoger niveau hebben kunnen tillen. Mede dankzij de inspanningen van Karmac die de toch lastige scanklus perfect heeft uitgevoerd en de bestanden zo heeft aangeleverd dat ze direct konden worden ingelezen. Chapeau.’

Menselijke maat

Het is een hectisch jaar geweest voor Zundert, want alles speelde zich af in de tijd dat er ook nog eens verkiezingen waren. Hoe je het ook wendt of keert, dat is een extra belasting van de organisatie. Ingrid: ‘Maar Karmac heeft ons volledig ontzorgd en ondanks dat we maar een kleine gemeente zijn, hebben zij ons altijd het gevoel gegeven dat we een belangrijke partner voor hen waren. Dat voelt goed.’

Zundert werkt dus inmiddels al veel digitaal. Arjan: ‘Nu is het aan ons om ervoor te zorgen dat iedereen mee kan komen. Zowel binnen de organisatie als erbuiten, in de samenleving. In de toekomst zullen de informatie-uitwisseling en het contact met en de dienstverlening van Zundert steeds meer digitaal verlopen. Dat geldt niet alleen voor Zundert, maar voor (lokale) overheden in het algemeen. Dat wil echter niet zeggen dat je geen aandacht moet houden voor de menselijke maat. Sterker nog, die menselijke maat wordt steeds belangrijker. Daar moet je scherp het oog in houden en je informatiestrategie op afstemmen, anders schiet je je doel voorbij, digitaal of niet.’