Gemeente Amersfoort maakt slag in digitalisering Vergunningen, Toezicht en Handhaving

• Om de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht nog beter haar werk te kunnen laten doen voor de gemeente Amersfoort was het nodig om zo’n 1850 actieve milieuvergunningendossiers digitaal beschikbaar te maken voor de toezichthouders en vergunningverleners. Specialist en digitaliseringspartner Karmac stond de gemeente bij.

De gemeente Amersfoort is met dik 150.000 inwoners de op een na grootste gemeente van de provincie Utrecht. Amersfoort is een groeistad en vervult een belangrijke regionale functie. Niettemin is Amersfoort ook weer niet zo groot dat ze alles in huis wil houden. Sterker nog, uitbesteden van een aantal uitvoerende taken is een belangrijk onderdeel van de visie die deze gemeente erop nahoudt als het gaat om de rol van de overheid.

Regiegemeente

Michiel van Uden, beleidsmedewerker Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving (VTH) en projectleider voor dit digitaliseringstraject: ‘De gemeente Amersfoort wil graag een zogenaamde regiegemeente zijn. Dat houdt in: zoveel mogelijk uitvoerende taken uitbesteden om dan zelf alleen nog de regie over die bedrijfsprocessen te hoeven voeren. Voor die uitvoering wordt (veelal) de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht ingezet. Die moet daarvoor echter wel optimaal worden gefaciliteerd. Voor de vergunningendossiers betekende dat dat we moesten zorgen voor digitale beschikbaarheid van de relevante dossiers.’

Milieudossiers

Het gaat in dit geval om 1850 actuele milieudossiers. ‘Met actueel bedoel ik hier dossiers die nog regelmatig worden geraadpleegd. Dossiers van oudere vergunningaanvragen en -verleningen van bedrijven die nu niet meer bestaan zijn niet gedigitaliseerd. Die dossiers zijn er uiteraard nog wel, want ze kunnen nodig zijn om na te gaan hoe het zit met bijvoorbeeld mogelijke grondverontreiniging. Echter, dan wordt een controleur of toezichthouder geacht dat dossier uit het archief op te vragen en op papier te raadplegen.’

Veel dossiers, veel raadplegingen

Er zijn al met al dagelijks raadplegingen van milieudossiers in het kader van VTH. Michiel: ‘Onze toezichthouders zijn elke dag wel bezig met afspraken en dossiers in het kader van vergunningaanvragen of – verleningen. Aangezien wij die werkzaamheden hebben belegd bij de RUD Utrecht zou het wel erg veel tijd en moeite kosten om al die papieren dossiers over te brengen. Bovendien, daarmee zou het probleem van de behoefte aan snelle beschikbaarheid niet zijn opgelost. Het gaat om behoorlijk wat dossiers, en soms veel documenten per dossier met veel raadplegingen. De mensen die ermee moeten werken zijn dus gebaat bij digitale beschikbaarheid.’

Uitvraag in de markt

Het project werd uitgevraagd in de markt en een drietal bedrijven reageerde op de wensen en eisen van de gemeente Amersfoort. Michiel: ‘De offerte met reactie van Karmac sprak ons in dit geval – naast de prijs-kwaliteit – specifiek aan op het gebied van directe afstemming: Karmac gaf aan tijdens het traject al na een aantal dossiers te willen afstemmen of de metadatering op orde zou zijn. Om zeker te weten dat de beoogde indeling zou werken voor de mensen die de dossiers zouden opvragen. Juist dat aspect was voor ons heel belangrijk en het was goed dat we die stap destijds zo gezet hebben. Nadat de eerste dossiers waren gedigitaliseerd en aangeleverd werd namelijk duidelijk dat onze oorspronkelijke indeling in categorieën niet helemaal afdoende was. We hadden het probleem van de ontsluiting van deze dossiers onderschat. Het gevolg was dat er veel meer metadatering moest worden toegevoegd aan de dossiers. Daarmee werd het project duurder dan oorspronkelijk geraamd.’

Communicatie, open, transparant

Karmac reageerde snel op de constatering dat het zo niet ging werken. ‘Het project zou dus duurder worden omdat het simpelweg meer werk was’, aldus Michiel. ‘Het feit dat Karmac daar gewoon direct en transparant op reageerde en met een aanvullend aanbod kwam stemde ons ook wel weer tevreden. Als je voldoende onderbouwd krijgt voorgelegd waarom iets is zoals het is, kun je er vrede mee hebben. Ondanks dat het natuurlijk toch even een tegenvaller was.’

Dossiers: veel documenten en tekeningen

In de vergunningendossiers zit een breed scala aan documenten, uiteenlopend van de vergunning, meldingen, rapporten, tot de geschiedenis van de handhaving, indien van toepassing met de bijbehorende correspondentie. Maar er zitten ook tekeningen in tot A0-formaat. Michiel: ‘Nu maakt het formaat voor het scannen en de kwaliteit van de scans – mits je bent voorzien van alle gewenste apparatuur – misschien niet zo heel veel uit, maar wel in de metadatering. Natuurlijk zijn die grote formaten bewerkelijker, maar dat is dan aan de uitvoerder, Karmac in dit geval. Daar zitten de specialisten, dus dat zat wel goed. De metadata die we nodig hadden om de toezichthouders snel te kunnen laten manoeuvreren tussen de dossiers, maakten het project lastiger dan een ‘standaard’ scanproject.’

Afstemming cruciaal

Waarom moesten de dossiers zo uitgebreid worden gemetadateerd? ‘Het blijft een afweging die je maakt als opdrachtgever: wil je de controleurs bij een zoekopdracht tientallen dossiers laten openen om de juiste te vinden of liever niet meer dan een stuk of vier, vijf’, aldus Michiel. ‘Natuurlijk kun je niet doorgaan met de metadatering tot elk dossier individueel wordt ontsloten, want dat werkt in de praktijk ook niet. Maar een te globale indeling leidt tot veel extra zoekacties die weer vertragend werken in de uitvoering. Dat kost ook geld, dus hebben ervoor gekozen om wat meer te investeren aan de voorkant, zodat aan de achterkant de kwaliteit van het proces wordt verbeterd. War ook weer geld scheelt. Voor ons was echter de afstemming die Karmac op dat moment deed en ons duidelijk maakte wat ons stond te wachten wanneer we niet iets meer zouden metadateren, cruciaal voor het succes van deze digitalisering.’

Inlezen in RUD-systeem

Het hele project nam een doorlooptijd van ongeveer een jaar in beslag. ‘Misschien niet extreem snel, maar dat kwam dus ook door die verkeerde inschatting van onze kant. Maar al met al, liever iets langer bezig dan te snel en er (te) weinig mee opschieten’, vindt Michiel. ‘Bovendien, deze tijd is inclusief het offertetraject, twee proefbatches met afstemming, de extra metadatering en het uiteindelijke inlezen van de bestanden in het systeem van de RUD, Squit XO. Dat is een vakapplicatie specifiek voor de VTH bij gemeentelijke overheden. Nadat alles was ingelezen konden we de RUD Utrecht optimaal faciliteren voor dit belangrijke bedrijfsproces. Wij zijn heel tevreden over de geleverde kwaliteit en vooral ook over de manier van communicatie die Karmac aan de dag legde.’

Meer informatie over digitaliseren

Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op