CASE:Gemeente Amsterdam
Basisinformatie Amsterdam
De juiste informatie, op het juiste moment, op de juiste plek. De afdeling Basisinformatie van de gemeente Amsterdam is de spil in het ambtelijke raderwerk. Ga maar na: voor meer dan 90 procent van alle gemeentelijke besluiten in de hoofdstad zijn er gegevens over bevolking of gebouwen nodig. De afdeling doet er alles aan de beschikbaarheid van data te garanderen en zoekt tevens naar mogelijkheden om informatie zo efficiënt mogelijk uit te wisselen. Daarmee staat deze organisatie aan de basis van de ambities van de gemeente Amsterdam.
Fred van Beek is al bijna een halve eeuw werkzaam voor de gemeente Amsterdam en hij heeft zich altijd begeven rondom het beheer van uiteenlopende archieven. Van Beek is nu voor de afdeling Basisinformatie coördinator en beheerder en daarmee is hij onder andere belast met het op orde brengen en houden van archieven van de akten van de burgerlijke stand. Hij legt uit dat de akten vanaf 1918 ter beschikking staan van de hoofdstedelijke ambtelijke organisatie. De aktes zijn gedigitaliseerd en dus eenvoudig toegankelijk voor collega’s. “Het is een afweging die je maakt”, stelt Van Beek. “Welke jaargangen worden nog zo vaak opgevraagd dat het loont om deze akten te digitaliseren? De splitsing is nu gemaakt vanaf 1985 tot heden.
Investering kan worden terugverdiend
In een tijd waarin de ambities hoog zijn als het gaat om klantenservice enerzijds en een efficiënte organisatie anderzijds is het logisch dat de voordelen van digitalisering onderzocht worden. Fred van Beek is stellig: “We willen de burger snel kunnen voorzien van de producten die hij wenst. Dan past het niet dat medewerkers, vaak van Burgerzaken, steeds van het stadsdeelkantoor (Amsterdam telt zeven stadsdelen, red.) naar het centraal archief moeten om de bewuste akte op te zoeken en te verwerken. Dat kost gewoon veel tijd; tijd die men heel goed beter kan besteden.” Digitalisering biedt dan uitkomst en de rekensom leert dat de investering kan worden terugverdiend.
Specialistische kennis
Het was voor Van Beek duidelijk dat het digitaliseren van akten burgerlijke stand niet een taak is die de gemeente zelf op zou kunnen pakken. Men beschikt weliswaar over scanapparatuur en over goede operators, maar het betreft hier gebonden boeken waar speciale machines voor nodig zijn. Daar komt bij dat het verwerken van akten ook specialistische kennis vraagt. Uitbesteden was en is dus een logische beslissing. Na een selectieprocedure kwam men al snel uit bij Karmac Informatie & Innovatie. Van Beek: “We hadden al ervaring met Karmac uit het verleden. We hadden dan ook al vertrouwen in Karmac en we wisten dat de kwaliteit in orde was. Tevens liet Karmac zien aan alle eisen te kunnen voldoen. Zowel qua beveiliging als wat betreft de scans zelf. Wij hanteren de eisen van de Justitiële Informatiedienst als het gaat om de akten, en die zijn zeer streng. Het feit dat Karmac voor meer gemeenten de akten scant, toont wel aan dat dit aspect goed is geregeld.”
Strak proces
Ieder jaar in november worden voorbereidingen getroffen om vanaf januari de gehele operatie op te starten. Vanaf 1 januari worden op alle stadskantoren de akten – zo’n 29.500 in aantal – opgehaald en naar de centrale locatie gebracht. Daar worden de akten gedurende twee weken goed nagekeken. Dan komt Karmac de boeken inpakken en neemt deze mee naar de faciliteit in Lelystad; dan begint het digitaliseren. Na opnieuw twee weken wordt de harde schijf met alle digitale gegevens in Amsterdam afgeleverd en controleert de afdeling Basisinformatie de bestanden met collega’s van het Stadsarchief en van Functioneel Beheer. Worden er fouten geconstateerd, dan gaan de bestanden retour naar Karmac om hersteld te worden. Dan wordt de indexatie aangepast zodat de afdeling ICT alle gegevens kan invoeren in de Burgerzaken applicatie van Centric. Na ongeveer 10 weken zijn alle akten van het vorige jaar beschikbaar. Mocht in die 10 weken echt een onderhanden zijnde akte nodig zijn, dan scant Karmac deze on demand. En uiteindelijk worden ook de fysieke akten weer op het standskantoor afgeleverd.
Denken in oplossingen
Van Beek is erg tevreden over deze werkwijze en over de samenwerking met Karmac. “Digitaal is de norm geworden en dat stelt je soms voor uitdagingen. Wat doe je bijvoorbeeld met aantekeningen in de kantlijn, die extra informatie bij een akte bieden. Wat doe je als er plotseling een post-it memo ergens tussen zit? Karmac denkt in dit soort situaties goed met ons mee en denkt ook in oplossingen. En dat schept vertrouwen”, besluit Van Beek.
Meer informatie over dossiers digitaliseren
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.