Digitalisering persoonskaarten geeft Afdeling Publiekszaken gemeente Vlissingen rust en controle

Van papieren kaarten… 

De gemeente Vlissingen bestaat niet alleen uit de stad Vlissingen, maar ook er een aantal omheen gelegen kernen. Bij elkaar gaat het om zo’n 45.000 inwoners. Van die ingezetenen bestaat een persoonskaart; een kaart waarop een aantal levensbepalende gebeurtenissen staat zoals dat zo mooi heet. Het gaat dan om gebeurtenissen als geboorte, sterfte, huwelijk en scheiding. Noëlle: ‘Die gebeurtenissen worden in Nederland allemaal vastgelegd. Tegenwoordig (sinds 2014) staat die informatie in de Basisregistratie Personen (BRP), daarvoor was het de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), maar voor 1994 stond dat nog op papieren kaarten. Die werden dus ook fysiek in mappen en dergelijke bewaard in een archief. Of, naarmate ze ouder werden, in een regionaal archief.’ 

…naar ‘single point of access’ 

‘Met een deel van die informatie digitaal beschikbaar en een deel nog fysiek zal het voor iedereen duidelijk zijn dat dat geen ideale situatie is voor de medewerkers van Burgerzaken. We willen graag de vragen die over de informatie in die bestanden gaat snel en efficiënt kunnen beantwoorden. Eigenlijk zochten we dus een methode om ‘one single point of access’ te creëren. Daarvoor was het nodig dat deze persoonskaarten van voor 1994 werden gedigitaliseerd.’

Kopieën op fiches

Op het gemeentehuis van Vlissingen werden kopieën van al die persoonskaarten bewaard. Dat gebeurde op speciale fiches die op een daarvoor geschikt apparaat moesten worden uitgelezen. Elke week waren er wel opvragingen en dat betekende veel werk voor de medewerkers. Althans, het waren veel handelingen voor een relatief eenvoudige vraag, gewoon niet efficiënt dus. Noëlle: ‘Mocht een bepaald exemplaar niet op het gemeentehuis aanwezig zijn, om wat voor reden dan ook, dan moesten we ook nog eens een verzoek doen aan het Zeeuws Archief in Middelburg. Alle persoonskaarten vanaf 20 jaar en ouder worden daar voor ons opgeslagen en bewaard. Wij hadden dus al kopieën omdat het nu eenmaal niet handig is om steeds aan het Zeeuws Archief te vragen om een afdruk of scan te maken van de gevraagde informatie, maar dan nog kwam het voor dat informatie uit Middelburg moest komen. Om ons doel van one single point of access te bereiken moesten we op zoek naar een partner die ons kon helpen deze kaarten te digitaliseren en beschikbaar te maken in ons zaaksysteem.’

Prettig samenwerken 

Nu is Karmac geen onbekende partij in deze markt dus het contact was snel gelegd. Een verzoek richting deze specialisten leidde ertoe dat zij een inventarisatie kwamen doen van de omvang en bijzonderheden van de mogelijke opdracht. Noëlle: ‘Ik was eigenlijk nog maar net op deze plaats in de organisatie terecht gekomen, waar ik iemand opvolgde die met pensioen ging. Voorheen was ik senior medewerker frontoffice en was ik meer op het directe contact met de burgers en de ondernemingen gericht. Ik kreeg in mijn nieuwe rol, die eigenlijk meer beleidsmatig is gericht, direct ook allerlei praktische projecten op mijn bord: van het toewerken naar een nieuw meldingprogramma tot dit soort digitaliseringsprojecten. De beleidsmatige kant is al een ding, maar de praktische uitvoering van dergelijke projecten is nog weer een heel andere kant. Voor mij was dit nog vrij nieuw, maar gelukkig toonde Karmac alle begrip en praatte mij goed bij op de punten waar ik (nog) weinig kennis over had. Dat was sowieso wel prettig in de contacten met Karmac: zij hielden zich aan de afspraak om steeds de ander te informeren wat de stand van zaken is en overleggen wanneer er ergens iets anders liep dan gepland of gedacht. Dat is wel prettig samenwerken.’

Bij elkaar 227.200 persoonskaarten

Het was alles bij elkaar om een substantieel aantal persoonskaarten. Noëlle: ‘Het ging om in totaal 227.200 persoonskaarten die moesten worden gedigitaliseerd. Nu hadden we al wat ervaring opgedaan met digitalisering binnen de organisatie en ook Karmac heeft veel ervaring met dit type projecten, dus de start was voortvarend. Ik kreeg al vlot de vraag van Karmac over hoe de informatie terug moest worden aangeleverd wanneer die was gedigitaliseerd. In overleg met onze helpdesk is besloten om de bestanden via een beveiligde harde schijf hier terug te leveren. Dat had ermee te maken dat we de bestanden op een schijf van de afdeling wilden plaatsen, zodat deze door de medewerkers van Burgerzaken geraadpleegd zouden kunnen worden. 

Project duurde een half jaar

Alles bij elkaar startte het eerste transport van bestanden richting Karmac in februari van 2024 en net voor de zomer was alles afgerond, inclusief het weer terug afleveren van de fysieke exemplaren bij het Zeeuw Archief. Noëlle: ‘Het gaat om serieuze aantallen en met deze doorloop zijn wij heel tevreden. Wat mij vooral heel goed is bevallen in de samenwerking met Karmac is de communicatie, de deskundigheid en de snelheid. Ze weten hoe dit werkt, ze plannen strak en efficiënt en daarmee houden ze grip op het project. Zowel voor hen als voor ons is dat uiteraard prettig. Ik kijk met veel tevredenheid terug op het verloop van dit project.’

Publiekszaken groeit digitaal

Binnen de gemeentelijke overheid is het streven om de burgers steeds meer in staat te stellen zelf hun zaken online te regelen. Of dat nu gaat om een aanvraag rijbewijs of om een afschrift van een persoonskaart (of zoals nu een bestand uit het BRP-systeem), dat moet allemaal digitaal beschikbaar en makkelijk bereikbaar zijn. Noëlle: ‘De dienstverlening van de overheid moet, om gelijke tred te houden met de wensen van de burgers, stappen maken naar digitaal. En dan geldt eigenlijk: alles digitaal tenzij… Alleen als er onoverkomelijke of wettelijke eisen zijn vindt informatieoverdracht nog plaats op papier. Maar ook dan geldt dat het voortraject in de regel al digitaal is. Zoals bijvoorbeeld het opvragen van een uittreksel uit de burgerlijke stand. Dat krijgt de aanvrager op gewaarmerkt papier, maar alles ervoor gebeurt digitaal. De digitalisering van deze persoonskaarten past daarom helemaal in ons streven naar die digitale overheid. En het scheelt onze medewerkers ook nog eens veel tijd en handelingen.’