Vaak geraadpleegde bouwdossiers gemeente Terschelling nu ook digitaal bereikbaar

De Gemeente Terschelling is weliswaar niet zo groot, maar dat wil niet zeggen dat daar geen (digitale) ambities zijn. ‘Sterker nog’, zegt Arend Roos, ‘binnen een wat kleinere gemeente zouden dit soort processen naar mijn idee juist wat soepeler moeten kunnen gaan.’ Samen met partner Karmac heeft Terschelling inmiddels flinke stappen gezet en nu ook de bouwdossiers vanaf 1906 (tot 2014) gedigitaliseerd.

De Gemeente Terschelling is slechts zo’n 4800 inwoners, maar in de zomer zijn er uiteraard vele duizenden, tienduizenden mensen meer. Dat legt bij tijd en wijle behoorlijke druk op de gemeentelijke organisatie. Zaak dus om zoveel mogelijk zaken efficiënt en effectief te kunnen afhandelen, zodat je als organisatie ook beschikbaar bent voor de zogenaamde piekbelastingen in de zomer. Arend Roos, verantwoordelijk voor het project van de digitalisering van de bouwdossiers: ‘Die dossiers hebben op zich uiteraard niet zo veel te maken met de zomerdrukte hier op het eiland, maar het helpt wel wanneer onze medewerkers aanvragen op allerlei gebieden van onze eigen inwoners snel en efficiënt kunnen afhandelen. Dat geeft meer lucht en ruimte voor de ambtelijke organisatie op de momenten dat er wel sprake is van ‘spitsuur’. Zoals ’s zomers.’ 

Hybride situatie is lastig

Nu zou je kunnen denken dat een digitale transitie in een kleinere organisatie soepeler zou gaan, maar dat is niet per se het geval. Arend: ‘Terschelling zit op dit moment in een overgangsfase; er is al veel digitaal, maar nog niet alles. Dat is verre van ideaal, dus het doel is nu zo snel mogelijk en zoveel mogelijk te digitaliseren. Een van de projecten die we hebben opgepakt is de digitalisering van onze bouwdossiers.’ 

Veel en gevarieerde documenten

Bouwdossiers hebben als kenmerk dat er nogal wat verschillende variaties van documenten in zitten. Arend: ‘De oudste dossiers – vanaf 1906 – bevatten weinig meer dan wat standaard documenten. Er zijn dan nog geen uitgebreide tekeningen en alles is zo ongeveer in eenzelfde formaat. In de loop van de jaren komen daar steeds meer en andersoortige documenten bij. Onder meer doordat er in de loop der jaren meer wet- en regelgeving bij komt kijken met betrekking tot de aanvraag van een bouwvergunning. Tegenwoordig moet een aanvrager ook informatie aanleveren over bijvoorbeeld milieutechnische aspecten, constructieberekeningen, gedetailleerde tekeningen, de impact op de omgeving (Milieu Effect Rapportages) en ga zo maar door. Die gedetailleerde informatie over het te (ver)bouwen of te slopen object is nodig om beter onderbouwde besluiten te kunnen nemen. Maar ook om achteraf verantwoording te kunnen afleggen over die besluitvorming: op basis van welke gegevens is destijds die vergunning afgegeven? Het resultaat is dat bouwdossiers van later tijd niet alleen aanzienlijk meer documenten bevatten maar tegelijk een veel grotere variëteit aan documenten. Inmiddels maken ook grote A2- of A1-formaat bouwtekeningen onderdeel uit van zo’n bouwdossier rond een vergunningaanvraag. Dat maakt het meteen lastig om ze te digitaliseren en ook om ze digitaal raadpleegbaar te maken.’ 

Veelvuldige raadpleging van dossiers

Een klus waar je niet lichtzinnig aan begint, al helemaal niet als kleine gemeente. Die beschikt lang niet altijd over de goede faciliteiten om grote hoeveelheden documenten in allerlei formaten te kunnen digitaliseren. Arend: ‘Die digitalisering was absoluut wenselijk, want deze dossiers worden veelvuldig geraadpleegd. Niet alleen bij de gemeente intern, maar vooral ook door makelaars, bouwers, projectontwikkelaars, burgers, etc.’ 

Vragen hebben dan veelal betrekking op: 

• Wat houdt de vergunning precies in 
• Is er asbest is gebruikt
• Of is er ander materiaal gebruikt wat een gevaar voor de volksgezondheid kan opleveren, zoals wanneer een pand gesloopt moet gaan worden? 

Arend gaat verder: ‘Het opzoeken van de juiste informatie in een dossier en het eventueel kopiëren daarvan voor de aanvrager was elke week een behoorlijke tijdsinspanning. Digitalisering van die informatie zou enerzijds de dienstverlening naar de aanvragers sterk verbeteren en anderzijds ook onze eigen organisatie flink ontlasten door de tijdsbesparing. Dat was een sterke drijfveer om dit project aan te pakken.’

Partner gezocht. En gevonden.

Op zoek dus naar een betrouwbare partij met de juiste kennis van zaken. Arend: ‘Een bijkomende wens was dat het hele bestand aan bouwdossiers zou moeten kunnen worden geïntegreerd met ons zaaksysteem, Mozard. Dat is onze integrale digitale werkomgeving voor zo ongeveer alles. Het werkt natuurlijk het prettigst wanneer je niet uit die werkomgeving hoeft om de gevraagde informatie te kunnen inzien. Een goede zoekactie op internet en het raadplegen van vakbladen zette ons op het spoor van een aantal gespecialiseerde partijen. Een aanbesteding bracht ons bij Karmac uit Lelystad. Die kwam als beste uit de bus, mede door de getoonde deskundigheid, aantoonbare ervaring en de prettige manier waarop de mensen van Karmac de zaak aanvlogen. De aanbesteding leidde al snel tot een bezoek van Karmac aan Terschelling om de dossiers te inventariseren. Dat gaf meteen veel vertrouwen.’

Opschonen

In de dossiers bleken na die inventarisatie nog wel eens documenten te zitten die er niet (meer) in hoeven te zitten. Arend: ‘Karmac heeft vervolgens de hele zaak voor ons opgeschoond, zodat we na digitalisering meteen een ‘schoon bestand’ met de bouwdossiers hadden.’ Het hele project verliep uiterst prettig, concludeert Arend, terugkijkend: ‘Karmac kwam de dossiers ophalen en ging voortvarend aan de slag. In het begin hadden we elke week een kort en zakelijk overleg. Later in het project was het voldoende om elke tweede week contact te hebben over de voortgang. Die overleggen verliepen altijd heel constructief. Tegelijkertijd was daar de wens van onze kant om tijdens het project ook nog onze klanten van dienst te kunnen zijn. Dus als de dossiers bij Karmac waren, wilden we toch wel graag antwoord kunnen geven op vragen die bij de gemeente binnenkwamen. Daarvoor maakten we gebruik van de ‘on demand opvraagservice’ van Karmac. Een verzoek om informatie uit een specifiek dossier kon via een apart aangemaakt e-mailadres worden aangevraagd. Dat dossier werd dan met voorrang tussendoor gescand en meestal binnen een dag kregen wij het bestand als een soort werk-pdf in Mozard aangeleverd via een beveiligde verbinding. Dat was ook een heel prettige manier van samenwerken.’

De digitalisering van de dossiers bij Karmac gebeurde op basis van een aantal specifieke criteria met als belangrijkste de adresgegevens. Arend: ‘Soms kwamen we bij een dossier waarvan we weliswaar een adres hadden, want dat stond in het bouwregister, maar waar dan bijvoorbeeld van was te vinden. Of het was een adres dat allang niet meer bestond. In de meeste gevallen moesten we dan ter plaatse gaan kijken naar de situatie om het dossier te kunnen plaatsen, en in een aantal gevallen kwamen we daar ook niet uit. Na de introductie van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) zijn ook nog wel eens adresgegevens veranderd en dan klopten de gegevens niet altijd meer met de dossiers. Die werden dan in een aparte map geplaatst. Achteraf hebben we nog best veel alsnog kunnen plaatsen.’

Grote efficiencyslag

Inmiddels zijn alle bestanden ingelezen in Mozard. Met de realisatie van dit project heeft de Gemeente Terschelling, mede dankzij de inspanningen van partner Karmac, een grote efficiencyslag geslagen. Arend: ‘De tijdwinst en de verbeterde kwaliteit van de dienstverlening heeft ons heel veel gebracht. Waar het voorheen in de papieren situatie voorkwam dat mensen soms wel acht weken moesten wachten op antwoord op hun vragen, hebben ze dat nu in veel gevallen al dezelfde dag. Alleen daarom al is het de investering dubbel en dwars waard.’

Waar Arend heel erg over te spreken is, is de door Karmac getoonde betrokkenheid. ‘Ze waren niet alleen prettig in de omgang, maar wisten echt hoe je dit soort projecten moet realiseert, waar je rekening mee moet houden, hoe je de bestanden moet aanleveren om ze efficiënt en effectief in Mozard te kunnen inlezen. Dat heeft al met al veel vertrouwen en rust gebracht in onze organisatie.’

Toekomst

Voor de toekomst heeft Arend nog wel wat wensen: ‘Het zou mooi zijn wanneer ook andere overheidssystemen, naast het GBA, makkelijker (überhaupt) met elkaar zouden integreren. Zoveel verschillen al die gemeenten toch niet qua werkzaamheden en processen? Dat zou het leven nog wel wat makkelijker maken. Ik zie dat echter nog niet zo snel gebeuren.’

Wat Arend eerder ziet gebeuren is dat veel van de informatie binnen de gemeentelijke overheid ook via online service raadpleegbaar gaat worden. ‘Daar zit ook nog veel winst in qua tijd en efficiency. De zelfredzaamheid van burgers en andere betrokkenen in je eigen gemeente is gebaat bij openheid van zaken, bij transparantie. Digitalisering kan die wens grotendeels op een hoger niveau brengen. Dit is vast nog niet het laatste project waar we ons mee bezig zullen houden. En dan kijken we zeker meteen richting Karmac.’