Volledig digitale HR hoort bij DCMR Milieudienst Rijnmond

DCMR Milieudienst Rijnmond (DCMR) is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland, vijftien gemeenten in de regio Rijnmond en Goeree-Overflakkee. Voor ruim 1,2 miljoen inwoners werkt DCMR al ruim veertig jaar aan een veilige en schone leefomgeving. Ongeveer 600 medewerkers zetten zich hiervoor in. DCMR heeft in het recente verleden besloten HR-processen te digitaliseren en automatiseren. Nu de resterende fysieke personeelsdossiers door Karmac Informatie & Innovatie zijn gedigitaliseerd, kan DCMR optimaal profiteren van efficiënte processen.

Het werkgebied Rijnmond van DCMR heeft veel industrie en een hoge bevolkingsdichtheid. Het
omvat immers een van de grootste havens ter wereld. Bij het bewaken van de milieukwaliteit werkt DCMR nauw samen met andere overheidsinstellingen, zoals politie, brandweer, inspectie SZW en GGD. In opdracht van lokale en regionale overheden zorgt DCMR voor een leefbare en veilige regio.
De organisatie doet dat bijvoorbeeld door het uitgeven van vergunningen en het handhaven van
milieu- en veiligheidsregels.

Digitale processen

Met het Botlek-gebied als één grote industriestad binnen de grenzen, beschikt DCMR over alle kennis en expertise op het gebied van lucht, bodem, energie en geluid. DCMR biedt dan ook interessante functies met uitgebreide loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden. In een krappe arbeidsmarkt doet DCMR er alles aan de juiste specialisten aan zich te binden. Flexibele arbeidsvoorwaarden zijn een belangrijk instrument daarbij. Processen die dit ondersteunen zijn gedigitaliseerd omdat het handmatig verwerken van talloze verschillende aanvragen – van verlof tot opleidingen – erg tijdrovend en complex zou zijn geworden. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van HR-oplossingen van Visma|Raet, die gebaseerd zijn op cloudtechnologie.

Afscheid nemen van papier

In essentie gaan de HR-processen van DCMR dan ook langs digitale weg. Aanvragen, goedkeuren, tekenen en archiveren: het verloopt volgens geoliede workflows. Medewerkers kunnen via een portal heel veel handelingen zelf verrichten, wat een impuls inhoudt voor de efficiency. Vanaf 2018 wordt met digitale dossiers gewerkt. Dit betekent dat sinds 2018 nieuwe medewerkers alleen nog een digitaal dossier hebben. Er resteerde echter nog een flink archief met fysieke personeelsdossiers, van mensen die al veel langer bij DCMR werken. Dat ging in totaal om 416 dossiers, met gemiddeld meer dan 200 blaadjes per dossier. Bij DCMR werkt een flink aantal mensen met een lang dienstverband; er zitten dan ook dikke dossiers tussen. Al met al een aanzienlijke archiefkast vol dus.
Om definitief afscheid te kunnen nemen van het papier en om het zoeken en vinden van informatie in de personeelsdossiers nog sneller te laten verlopen is besloten het fysieke archief te digitaliseren.
Geheel papierloos werken geeft uiteraard ook invulling aan de milieubewuste instelling van de
dienst.

Karmac en Raet

Het digitaliseren van personeelsdossiers, met alle verschillende categorieën en indexen, is zeer
specialistisch werk. Het vereist ook de juiste apparatuur om dat snel en efficiënt te kunnen doen. De overtuiging was er al snel bij DCMR om dat door experts te laten verrichten en dit niet zelf te gaan doen. Op advies van Visma|Raet kwam DCMR in gesprek met Karmac, dat nauw samenwerkt met de softwareleverancier. Karmac is preferred supplier van Raet en heeft vele digitaliseringsopdrachten voor Raet klanten succesvol uitgevoerd. Met de scannen naar Raet dienstverlening worden de fysieke documenten van DCMR gedigitaliseerd en toegevoegd aan de digitale HR-omgeving Youforce.
Groot voordeel is dat Karmac goed op de hoogte is van de software die DCMR gebruikt. De gescande documenten kunnen dan ook naadloos in de Raet-omgeving van de milieudienst worden geïntegreerd. En dat is exact wat er is gebeurd.

Documentcategorieën

In overleg met Karmac heeft DCMR lijsten met personeelsnummers aangeleverd en zijn de
verschillende documentcategorieën bepaald. Dit is belangrijk, want zo zorg je ervoor dat ieder
document onder het juiste tabje in het digitale dossier terecht komt. Hierbij kun je denken aan
categorieën als:

• Instroom/uitstroom
• Salaris
• Verlof
• Opleiding
• Functioneren/beoordelen
• Nevenfuncties

Door gebruik te maken van moderne scanners en intelligente tekstherkenningstechnieken, op basis van Optical Character Recognition (OCR), is Karmac in staat om HR-documenten praktisch geheel
automatisch te herkennen en in te delen in de juiste documentcategorie. Documenten die niet
herkend worden, worden handmatig ingedeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van
Karmac.

Eén digitale HR-omgeving

In de eerste fase van het digitaliseringstraject is een vijftigtal dossiers gescand en gereed gemaakt voor inspectie door DCMR. Deze waren allemaal in orde en ook de koppeling met het HR-systeem zelf was foutloos. Vervolgens heeft Karmac de rest van het archief met personeelsdossiers gedigitaliseerd. Gedurende deze periode hebben medewerkers van DCMR de productiefaciliteiten van Karmac bezocht in Lelystad. Dit was niet alleen een leerzame ervaring, maar maakte ook duidelijk hoe professioneel de mensen van Karmac te werk gaan. De samenwerking met Karmac is dan ook uitstekend verlopen. Uiteindelijk is het complete project in korte tijd afgerond en beschikt DCMR nu over één HR-omgeving waarin alle HR-processen en -dossiers kunnen worden afgehandeld.

Het grote voordeel van digitale personeelsdossiers is dat alle informatie digitaal beschikbaar is. De kwaliteit van de HR-processen krijgt een impuls en HR-medewerkers besparen tijd doordat zij niet meer bepaalde dossiers uit een fysieke archiefkast moeten opzoeken. Tevens is het nu eenvoudiger om controle op HR-processen te garanderen. Dit is van belang in het kader van wet- en regelgeving ten aanzien van persoonsgegevens en bewaartermijnen. Volledig digitale HR hoort bij een moderne organisatie en hoort dus bij DCMR.

Meer informatie over digitaliseren

Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op